Die smarte Ordnerstruktur — So gestaltest du eine beständige Digitale Ablage für Dateien & Notizen

Kürzlich habe ich mich einem Projekt gewidmet, das ich schon länger auf meiner Agenda hatte: ich wollte eine langfristig funktionierende Ordernerstruktur für Dateien & Notizen schaffen.

Denn stell dir mal folgende Fragen:

1. Ist dir jederzeit klar, wo genau du neue Dateien ablegen sollst?
2. Findest du all deine Notizen immer sofort und zuverlässig wieder?
3. Erstellst du manchmal Dokumente doppelt, weil du das Original aus den Augen verloren hast?

Diese Dinge verursachen völlig unnötigerweise Frustration und Stress; vor allem in stressigen Lebensphasen. Dabei lassen sie sich ganz einfach durch ein ausgeklügeltes Ablagesystem lösen.

In diesem Artikel zeige ich auf, wie auch dir das gelingt.

Operation „Ordnerstruktur“ – Eine digitale Ablage mit 3 Schichten

15 Freunde habe ich gefragt, wie ihre Ordnerstruktur für Dateien & Notizen aussieht.

Die Antworten haben mich überrascht: auf der Einen Seite, scheint das Thema auf großes Interesse zu stoßen. Anderseits haben viele Schwierigkeiten damit.

So haben die wenigsten eine wirklich ausgeklügelte und langfristig funktionierende Ablagestruktur. Manche versuchen sich zwar daran, landen langfristig aber wieder bei Chaos und einer regelrechten „Frankenstein-Ablage“.

Wie also sieht eine Orderstruktur aus, die den ganzen persönlichen Lebensentwurf in Betracht zieht – also alle Ziele, Träume und Standards unterstützt – und die (bestenfalls) ein ganzes Leben lang funktioniert?

Ist so etwas überhaupt möglich?

Meine Recherche zeigt: ja!

Aber die Lösung, bei der ich letztlich gelandet bin, erfordert ein fast schon revolutionäres Umdenken. Denn es muss eine Vielzahl an versteckten Herausforderungen gemeistert werden um das zu erreichen….

Herausforderung #1: Individuelle & sich verändernde Anforderungen

Alle Befragten meiner kleinen Umfrage wenden komplett unterschiedliche Ablagestrategien an. Das macht Sinn! Denn Menschen unterscheiden sich nicht nur in ihrem persönlichen „Datenbestand“, sondern auch grundlegend in ihren Problemlösungsansätzen. Einige Sachgruppen und Ordner, wie etwa Studium, Beruf oder Sport, überlappen sich zwar. Doch selbst hier werden verschiedene Bezeichnung verwendet und unterschiedliche Grenzen zwischen Kategorien gezogen.

Eine persönliche digitale Ablage ist deshalb zum Scheitern verurteilt, wenn sie gedankenlos und blind von anderen übernommen wird. Sie kann daher weder „vorgelegt“ noch vorab definiert werden. Doch dass jeder Mensch ganz individuelle Anforderungen an seine Ablage hat ist gleichzeitig Herausforderung und Chance. Denn aus individuellen Anfroderungen können wir subjektive Organisationskriterien ableiten.

Herausforderung #2: Die Instandhaltung der Ordnerstruktur

Ob wir eine Datei oder Notiz ablegen hängt davon ab, ob wir Zukunftsnutzen in ihr sehen. Dazu müssen wir eine Prognose anstellen. Wir müssen abwägen, ob der potentielle Mehrwert eines Artefakts in der Zukunft die Kosten der Ablage des Objekts übersteigt.

Dabei sind Fehlentscheidungen unvermeidbar. Entweder wir behalten zu viel oder zu wenig. Im ersten Fall blähen wir unnötig unsere digitale Kollektion auf, was die Suche in der Ablage erschwert. Im zweiten Fall entstehen uns später Kosten, wenn wir Dinge erneut erstellen oder von der ursprüngliche Quelle beschaffen müssen.

Zudem unterlaufen uns aber auch wirklich „dumme“ Fehler: Wir vergessen etwas, ordnen eine Datei falsch ein oder taufen Verzeichnisse falsch und unvorteilhaft.

Es ist daher unumgänglich, dass im Tagesablauf Broken Windows im Ablagesystem entstehen. Daher kommt selbst das beste Ablagesystem nicht komplett ohne Instandhaltung aus. Es erfordert regelmäßige Pflege, wenn es intakt bleiben soll.

Herausforderung #3: Die Fragmentierung der digitalen Ablage

Ich spreche hier hauptsächlich von elektronischen Dokumenten im Dateisystem des Computers. Diese stellen jedoch nur einen kleinen Teil des kompletten „Informationsgutes“ einer Person dar:

• Notizen in verschiedenen Applikationen,
• E-Mails und deren Anhänge,
• die Bildergalerie auf dem Smartphone,
• Kalendereinträge und Browser-Lesezeichen,
• die geteilten Dokumente in der Dropbox.

Das sind alles sind ebenfalls digitale Artefakte, die verwaltet werden wollen. Verzwickt ist das auch deshlab, da diese Artefakte meist über verschiedene Applikationen und Geräte (mehrere Computer, Smartphones, Tabletw, …) verteilt sind.

Problematisch wird das vor allem dann, wenn es keine klaren Ablageregeln gibt und überall unterschiedliche Ablagestrategien angewandt werden. Denn das bringt hohen Synchronisierungsaufwand mit sich. Oder es führt zu Duplikaten und frustrierenden Suchen danach, wo genau man etwas abgelegt hat.

Außerdem ist es meist unmöglich einen Überblick über alle relevanten Informationen zu einem bestimmten Thema zu erhalten.

Die 3 Schichten: Skelett, Navigationsebene und organische Ordnerstruktur.

Individualität, Dynamik des Lebens, Instandhaltung, Fragmentierung über Hard- und Software. All diese Herausforderungen führten mich zu folgendem Lösungsansatz: der Trennung einer Ordnerstruktur in 3 Schichten. Dazu wird diese in ein fixes, äußeres „Skelett“, eine mittlere, semi-statische Navigationsebene und eine dynamische, innere Ordnerstruktur geteilt.

Dafür gibt es zwei Gründe.

Erstens, diese Schichtung isoliert den Teil der Ablage mit hoher Volatilität von jenem, der langfristig gleich bleibt. Das reduziert den Instandhaltungsaufwand der Ordnerstruktur.

Zweitens, die äußere Struktur ist software-, plattform- und technologieunabhängig. Sie kann über Soft- und Hardwaregrenzen hinweg repliziert werden. Somit dämmt sie das Fragmentierungsproblem ein indem sie über Applikationen und Geräte hinweg eine Vertrautheit mit der Ordnerstruktur schafft.

Schicht 1: Das äußere Skelett (statisch)

Das äußere Skelett besteht aus der obersten Hierarchieebene direkt im Wurzelordner einer digitalen Ablage. Es dient rein zur Navigation und sollte keine Dateien & Notizen enthalten. Es ist zudem komplett statisch; d.h. es wird einmalig definiert und verändert sich danach nicht. Dadurch bedarf es auch keinerlei Instandhaltung; im besten Fall ein Leben lang!

Mein Skelett besteht aus 4 Kategorien:

• 1-Projekte
• 2-Standards
• 3-Ressourcen
• 4-Inkubator

Wichtig bei der Wahl solcher Kategorien ist, dass sie eindeutig und permanent sind. Während sich meine aktiven Projekte beispielsweise ändern, so bleibt die Tatsache, dass ich Projekte im Leben habe, dennoch immer bestehen.

Wirklich mächtig wird solch ein Skelett aber erst dann, wenn es nahezu identisch in mehreren Informationsmanagement & Produktivitäts-Tools (Notizsystem, Taskmanager, Referenzmanger, …) zum Einsatz kommt. Deshalb gilt es allgemeine Bezeichnungen zu bevorzugen: 1-Projekte statt 1-Projektunterlagen.

Das mildert erneut das Fragmentierungsproblem, denn es können die exakt gleichen Formulierungen für einen Verzeichnis im Dateisystem, eine Gruppe im Notizsystem und eine Sammelung von Aufgaben im Taskmanager verwendet werden. Man findet sich also sofort zurecht und hat einen besseren Überblick über alle Applikationen auf allen Geräten.

Dass mein Skelett nur 4 Ordner enthält, hat folgenden Grund: es ist die wissenschaftlich anerkannte, maximal Zahl an „Elementen“, die wir zu einem gegebenen Zeitpunkt im Geist jonglieren können. ¹

Hätte ich hingegen 5 oder mehr Verzeichnisse im Wurzelordner, würde der erste Navigationsschritt mehr mentale Kapazität erfordern. Er wäre daher weniger effizient und würde mehr an meiner Willenskraft zehren.

Schicht 2: Die Navigationsebene (semi-statisch)

Innerhalb des Skeletts sitzt eine 1–2 Ebenen tiefe Struktur aus etwas dynamischeren Verzeichnissen – die Navigationsebene. Dieser Teil hat einen mittel- bis langfristigen Zeithorizont. Er verändert sich in meinem Fall nur, wenn ich Projekte abschließe, neue Verantwortungen übernehme oder sich ein neues Interesse entwickelt. Das passiert selten. Der Instandhaltungsaufwand ist daher auch hier gering.

Die Navigationsebene besteht ebenfalls ausschließlich aus Navigationsordnern. Große Teile davon können auch an anderen Stellen zum Einsatz kommen. Wichtig zu erkennen: Skelett und Navigationsebene sind selbst nicht Teil der persönlichen digitalen Kollektion.

Vielmehr handelt es sich dabei um zusätzliche Konstrukte, die ein Teile-und-herrsche-Verfahren implementieren. Wir stülpen der eigentlichen Ablage sozusagen einen Mantel über, um schnell & einfach zum aktuell relevanten Teil der Kollektion vorzustoßen. Das erhöht gleichzeitig auch die Resilienz des Systems; denn selbst wenn Broken Windows tief innerhalb der eigentlichen Ablage entstehen sind deren Auswirkungen auf das komplette System eingedämmt.

Schicht 3: Die organische Ordnerstruktur (dynamisch)

Die organische Ordnerstruktur umfasst jene Verzeichnisse, die in der eigentlichen Ablage zum Einsatz kommen. Diese Ordnerstruktur ist individuell und verändert sich dynamisch mit der alltäglichen Manipulation von Dateien & Notizen. Änderungen geschehen meist relativ unstrukturiert. Daher kann dieser Teil der Ordnerstruktur schlecht vorab definiert werden. Er muss ad hoc aus und mit den individuellen Gegebenheiten des Lebens erwachsen.

Es gibt jedoch zwei wissenschaftliche Erkenntnisse, die wir in Betracht ziehen sollten: ²

• Ab ungefähr 21 Elementen pro Verzeichnis, lohnt es sich aus Effizienzgründen einen zusätzlichen Unterordner einzuführen
• Die Ordnerstruktur sollte vornehmlich in die Breite wachsen; versuche nicht mehr als 2 Hierarchiestufen einzuführen; Abhilfe können hierbei Präfixe schaffen: anstatt Kategorie B und C in einen Unterordner „KategorieA“ zu packen, kann diese Zuordnung im Ordnernamen selbst kodiert werden:
  • KategorieA_UnterkategorieB
  • KategorieA_UnterkategorieC
  • …

Ein weiterer Tipp an dieser Stelle um Mikromanagement zu verhindern: plane nicht zu allzu viel voraus! Stattdessen, gib dich der Dynamik und Ungewissheit des Lebens hin und leg neue Dateien, Dokumente und Notizen zunächst einfach nur ab, ohne dich dabei zu verkopfen. Erst wenn dann die Zeit wirklich reif ist, schaue dir die entstandene Kollektion an und suche darin nach Mustern. So fügst du nur so viel Struktur hinzu, wie du aktuell wirklich brauchst. Außerdem ist die nachträgliche „Erkennung“ sinnvoller Verzeichnisse deutlich effektiver & effizienter als die fehleranfällige „Vorhersage“ einer sinnvollen Struktur.

Aber, aber, aber…

Es mag kontraintuitiv erscheinen zusätzliche Hierarchieebenen über deine Ablage zu stülpen und Dokumente auf so viele verschiedene Stellen zu „verteilen“.

Wollte ich nicht genau diese Redundanz und Fragmentierung vermeiden?

Vermutlich fragst du dich auch, warum ich nicht einfach meine „Lebensbereiche“ (Studium, Beruf, Sport, …) als Skelett verwende und meine Projekte diesen unterordnet? Schließlich bleiben diese auch langfristig gleich…

Berechtigte Einwände!

Doch genau hier muss die eingangs erwähnte Revolution stattfinden. Keine Revolution technologischer Art; sondern eine in deinem Geist.

Was den meisten Menschen nämlich nicht bewusst ist, ist folgendes: die Schwierigkeit und der eigentliche Erfolgsfaktor einer digitalen Ablage liegt darin Dateien & Notizen sinnvoll zu kategorisieren.

Und genau hier führen intuitive Ansätze langfristig zu Problemen.

Herausforderung #4: Die Kategorisierung von Information

Der intuitivste Art für den Menschen, Informationen zu organisieren, ist die semantische Kategorisierung. Dabei werden „Sachgruppen“ gebildet, wie etwa Gesundheit, Karriere, Finanzen, Bilder, Musik, Wohnungsbewerbung oder Reisen. Mit großer Wahrscheinlichkeit sieht deine Ablage auf oberster Ebene so ähnlich aus. Bereits Säuglinge kategorisieren Objekte auf diese Art um die Welt zu verstehen. ³

Die Qualität unserer Entscheidungen und Gedankengänge wird stark dadurch beeinflusst, wie gut einzelne Informationen in unser System an Kategorien passen. Über Objekte mit unklarer Zuordnung lässt sich logisch schwerer nachdenken ⁴

Daher sollten Kategorien so harte Grenzen wie möglich haben. Doch leider ist diese semantische Kategorisierung auf lange Sicht suboptimal!

Das Problem semantischer Kategorisierung

Semantische Kategorien sind mehrdeutig und fehleranfällig. Denn: Informationen fallen nicht in saubere Schubladen. Eine perfekte Kategorisierung deines digitalen Datenbestands in Sachgruppen ist sogar  unmöglich. ⁵

Denn oftmals überlappen Kategorien: die Rechnung, die für die KFZ-Versicherung fällig ist, passt theoretisch in die Sachgruppen Auto, Rechnungen oder Versicherungen. Zwar lassen sich solche Mehrdeutigkeiten zwar kurzfristig durch zusätzliche Ablageregeln lösen (X kommt immer nach Y, A lege ich nie in B oder C ab, …).

Doch wenn du diese Regeln nicht fein säuberlich pflegst oder festhältst, wird dein System langfristig in sich zusammenbrechen… und du fragst dich bereits nach einigen Wochen: die Urlaubsbilder sind sicherlich unter Ausflüge abgelegt? Oder doch eher unter Australien? Oder vielleicht sogar unter Bilder allgemein?

Negative Auswirkungen hat das vor allem deshalb, weil wir die Ablage eines digitalen Objektes aufschieben, wenn wir es nicht sofort und einfach der „richtigen“ Kategorie zuordnen können. Doof, wenn es gar keine „richtige“ Kategorie geben kann! Das führt zu unnötig vielen Broken Windows und birgt die Gefahr, dass wir unserem Ablagesystem schon bald nicht mehr „trauen“; willkommen zurück bei der Chaos-auf-dem-Desktop-Strategie.

Damit ist es die wohl größte Herausforderung einer digitalen Ablage die folgende:

Mit erfolgsorientierten Ablageregeln zur smarten Ordnerstruktur

Ordnung und Sauberkeit allein bringen allein keinen Mehrwert! Daher setzt die smarte Ordnerstruktur für Dateien & Notizen zumindest auf oberster Ebene auf eine nicht-semantische Dimensionen für die Gestaltung der Ablage: die Erfolgsrelevanz.

Diese erfolgsorientierte Ablage ist nicht intuitiv: denn sie verzichtet auf die oberflächlich sinnvoll erscheinende Kategorisierung, die so stark in uns verankert ist. Stattdessen legt sie den Fokus auf ein tieferes Bedürfnis: Selbstwirksamkeitserwartung; wir wollen das Gefühl der Kontrolle über unsere digitale Umgebung. Das ist vermutlich auch der Grund, warum neumodische Ansätze wie Suche Alles oder Tagge Alles anstelle von Ordnerstrukturen selten funktionieren. ⁶
Bei der smarten Ordnerstruktur wird für jedes digitale Artefakt, das der digitalen Bibliothek hinzugefügt wird, eine Frage gestellt:

Die Besonderheit erfolgsrelevanter Artefakte ist zunächst einmal, dass sie häufig manipuliert und daher häufig auf sie zugegriffen wird. Dehalb ist es sinnvoll, sie vom Rest der Ablage zu separieren. Auch wenn das an manchen Stellen mehr Aufwand bedeutet…

Im Anschluss wird eine weitere Frage gestellt, um das Artefakt eindeutig im Skelett einzuordnen:

Diese Art der Ablage führt langfristig zu einem effizienten und effektiven System, da sie eine nicht-semantische Kategorisierung verwendet, die eindeutig ist und langfristig funktioniert und die relevanten Ablageregeln direkt in die Ordnerstruktur kodiert.

Der Rest dieses Artikel beschäftigt genauer damit, warum ich gerade eine  Kategorisierung nach Projekten, Standards, Ressourcen und Inkubation als sinnvoll erachte. Aus stilistischen Gründen betrachte ich im folgenden hauptsächlich Dateien und weniger Notizen, Mails, Tasks, …

Die zentrale Frage: Ist das Artefakt erfolgsrelevant?

Erfolgsrelevanz ist selbstverständlich etwas subjektives; das Wort bedeutet für jeden ein bisschen etwas anders. Doch du selbst weißt (hoffentlich), was Erfolg für dich bedeutet. Daher ist die Relevanz von Dateien & Notizen für deinen Erfolg auch ein eindeutiges Organisationskriterium. Es eignet sich sehr gut für die oberste Hierarchiestufe deiner persönlichen Ordnerstruktur. Schaffst du es so, den erfolgsrelevanten Teil aus deiner Ablage herauszutrennen, so ist dir der Rest bei deinen Projekten und Routinen „nicht im Weg“. Vielmehr hast du immer nur genau den Teil der Ablage vor dir, der dich aktuell bei der Erreichung deiner Ziele und der Ausführung deiner Gewohnheiten unterstützt.

Hilft das Artefakt, aktuelle Dinge zum Abschluss zu bringen?

Erfolgsrelevante Artefakte lassen sich in zwei weitere, sinnvolle Gruppen unterteilen: Projektunterlagen und Artefakte zur Wahrung eines Standards.

(1) Projektunterlagen

Das Projekt ist das Herzstück der smarten Ordnerstruktur. Ein Projekt ist hierbei definiert als kurz- oder mittelfristiges Vorhaben mit konkretem Ziel und Deadline. Jeder Mensch hat – auch jenseits der Berufswelt – solche Projekte (ob er sich dessen nun bewusst ist oder nicht): ein Haus bauen, die Hochzeit feiern, Kinder bekommen, ein Sabbatical einlegen, einen Marathon laufen, ein Buch schreiben, Diese Vorhaben gehen heutzutage oft mit digitalen Artefakten einher.

Die Frage

„Hilft das Artefakt, aktuelle Dinge zum Abschluss zu bringen?“

deckt genau diese Artefakte auf. Sie identifiziert projektunterstützendes Material, an dem derzeit aktiv gearbeitet wird.

Ganz konkrete Beispiele für persönliche Projekte:

• Nimm im Januar an Konferenz zu Thema X teil.
  
• Absolviere im Oktober einen Halbmarathon in unter 2 Stunden.
  
• Veröffentliche einen Blogartikel zum Thema „Kaffee“ bis 15. Mai 2019.
  
• Optimiere digitale Ablage auf Basis dieses Artikels bis Ende Monat.
  
• Lies alle Artikel auf Ubermind.de bis Jahresende.

Ein Beispiel für eine Projektunterlage innerhalb eines solchen Projektes:

• Eine Excel-Datei, um ein aktuell laufendes Selbstexperiment (Projekt) zu tracken.

(2) Artefakte zur Wahrung eines Standards

Alles was nicht Teil eines aktiven Projektes ist, ist ein „Objekt permanenter Pflege“. Solche Artefakte unterstützen dabei, nachhaltige Standards im Leben aufrecht zu erhalten. Im Gegensatz zu Projekten gibt es hier keine konkrete Deadline. Es geht mehr um eine gewisse Balance im Leben; um Gewohnheiten und Routinen, die inkrementell zu Erfolg führen. Objekte in dieser Kategorie lassen sich daher statt einem Projekt einer „Aktivitätssphäre von Routinen“, oder einfacher, einem Lebensbereich zuordnen.

Ganz konkrete Beispiele für Standards im Leben:

• Jährlich ein neues Land bereisen
  
• Dreimal die Woche Sport machen
  
• Einmal jährlich auf ein Festival gehen
  
• Wöchentlich einen Freund treffen
  
• Monatlich 10% wegsparen
  
• Jedes Quartal einen Blog Artikel veröffentlichen
  
• Täglich meditieren

Beispiele für Lebensbereiche, in denen diese aufrecht erhalten werden:

• Reisen
• Fitness
• Hobbies
• Freunde
• Finanzen
• Karriere
• Blog

Beispiel für ein Artefakt innerhalb des Lebensbereichs Finanzen:

• Eine Excel-Datei, um fortlaufend Ausgaben zu tracken.

Wurde das Artefakt bereits personalisiert?

Nicht erfolgsrelevante Dateien lassen sich ebenfalls weiter einteilen. Und zwar auf Basis des Levels ihrer „Personalisierung“. Der Grund für diese Unterscheidung ist folgender: alles was bisher nicht personalisiert – gelesen, annotiert, modifiziert – wurde, bietet derzeit keinen konkreten Mehrwert und sollte unsere digitale Ablage nicht „zumüllen“. Eine passende Kategorisierungsfrage lautet daher:

„Hat das Artefakt bereits personalisierten Wert?“

Diese Frage trennt „persönliche Ressourcen“ von Objekten „unpersönlicher Inkubation“. Eine hervorragende Waffe gegen den ausgeprägten Sammlerdrang, der durch die menschliche Verlustaversion entsteht.

(3) Themenübergreifendes Referenzmaterial und Ressourcen

Referenzmaterial umfasst Dinge, an die man normalerweise denkt, wenn man von einer digitalen Ablage spricht: einen „Datenspeicher“ für verschiedene Sammlungen, Protokolle, Notizen. Der Zugriff auf Ressourcen geschieht weniger häufig. Wir sammeln sie langfristig; ihren Wert entfalten sie eher auf lange Sicht. Für diese Artefakte lohnt es sich, themenübergreifende Gruppen zu bilden statt sie einem spezifischen Lebensbereich zuzuordnen.

Konkrete Beispiele für themenübergreifend abgelegtes Referenzmaterial:

• Vortragsnotizen zu diversen Themen
  
• Zentrale Lagerung von persönlichen Buchzusammenfassungen
  
• Persönlich hilfreiche How-To-Anleitungen & Cheatsheets
  
• Vorlagen für bestimmte Anschreiben, Kündigungen, Bewerbungen, …
  
• Eine Kollektion von Lessons Learned
  
• Eine Zitate-Sammlung
  
• Gutscheine, die einen per Mail erreichen
  
• Rezepte (falls du nicht oft kochst!)

Ein Beispiel für eine konkrete Ressource:

• Eine Excel-Datei, in der du fortlaufend und themenübergreifend Zitate sammelst.

(4) Inkubationsobjekte persönlichen Interesses

In dieser letzten Kategorie landen daher Objekte, für deren Aufbewahrung (eigentlich) keine besondere Begründung besteht. Es sind interessante und völlig unpersonalisierte Artefakte, über die man im Alltag stolpert. Zwar geschieht eine persönliche „Auslese“. Der Inhalt der gesammelten Dateien ist jedoch komplett fremd produziert; man ihn weder selbst erstellt, noch in irgendeiner Form annotiert oder manipuliert.

Ob ein solches „Interessensobjekt“ daher je Mehrwert bietet: ungewiss. Dennoch können Inkubationsobjekte unter Umständen Wochen, Monate oder sogar Jahre später auf unerwartete Weise relevant werden.

Beispiele für persönliche Interessen:

• Kaffee (wenn ich keine Barista bin und auch keine werden will).
• EDM (wenn ich kein DJ bin; auch nicht im Hobbykeller).
• Bitcoin (wenn ich keine besitze, mich die Idee dahinter aber fasziniert).
• Gartenarbeit (wenn ich kein Gärtner bin, aber Pflanzen mag).

Ein Beispiel für ein Inkubationsobjekt:

• Eine Excel-Datei, mit der du deinen täglichen Kalorienbedarf berechnen kannst und die gegebenenfalls bei einem späteren Fitnessprogramm / Diät relevant werden könnte.

Vorteile der smarten Ordnerstruktur

Mit diesem 3-schichtigen, erfolgsorientierten Ansatz backen wir absolut klare Ablageregeln direkt in die Ordnerstruktur selbst. Sie müssen weder im Kopf noch sonst wo festgehalten werden. Dadurch wird der erste Navigationsschritt vom Wurzelordner aus trivial. Denn ich bin beim Zugriff auf meine digitale Ablage in aller Regel bereits in einer passenden Geisteshaltung:

1. Entweder ich suche Projektunterlagen falls ich gerade aktiv an einem Projekt arbeite.
2. Oder ich benötige ein Objekt permanenter Pflege, da ich eine Routinetätigkeit ausführe.
3. Andernfalls möchte ich klassisch auf eine Ressource meines “Lagermediums” zugreifen.
4. Oder ich bin im kreativen Inspirations- und Erforschungsmodus und stöbere einfach nur in meinem Inkubator.

Dies resultiert in einer kognitiv weniger belastenden Suche und Ablage von Dokumenten. Dadurch werde ich effizienter, denn die Navigation reißt mich nicht aus dem Flow der aktuellen Tätigkeit. Innerhalb der dynamischen Ordnerstruktur habe ich zwar weiterhin mit dem Kategorisierungsproblem zu kämpfen. Das lässt sich nicht komplett verhindern. Allerdings bin ich dann bereits zu einem überschaubaren und zu bewältigenden Teil der Kollektion vorgedrungen.

Fazit

Die smarte Ordnerstruktur für persönliche Dateien & Notizen zielt nicht darauf ab, Ordnung in der digitalen Ablage zu schaffen. Es geht darum „erfolgreicher“ zu sein in den eigenen Projekten und Gewohnheiten. Dazu schult die smarte Ordnerstruktur den Geist – weg von der Idee, dass eine Ablage eine Festung digitaler Objekte ist – und hin dazu, Projekte erfolgreich abzuschließen und Standards zu wahren. Da erscheint es fast als nettes Extra, dass diese Ablage gleichzeitig effizienter ist und den Stress und die Frustration eliminiert, die mit unzuverlässigen Ablagestrukturen einhergeht.

Einige der genannten Herausforderungen einer digitalen Ablage sind in ihrer Gänze wohl unlösbar. Die smarte Ordnerstruktur schafft es jedoch, die meisten davon einzudämmen. Bisher bin ich auch noch nicht an ihre Grenzen gestoßen. Dennoch bleibt die persönliche digitale Ablage ein sehr kontroverses Thema. Daher freue ich mich dir darüber zu diskutieren – gleich unten in den Kommentaren.

PS: Ich habe vor einiger Zeit einen der Artikel ergänzenden Newsletter-Kurs zum Thema smartes Aufgabenmanagement erstellet. Dieser wurde aber nur 50 unserer Newsletter-Abonnenten zu teil. In Co-Creation haben wir zusammen 7 Wochen lang unser Task-Management optimiert. Der Kurs wird vorerst nicht erneut angeboten. Falls er dich aber wirklich interessiert, trag dich in unseren Newsletter ein und schreib mir anschließend persönlich. Vielleicht mach ich ne Ausnahme 😉

Acknowledgement: Dieser Artikel wurde inspiriert von David Allen ^{7 8} und Tiago Forte ⁹ und den wissenschaftlichen Abhandlungen zum Thema „Persönliches Informationsmanagement“. ^{10 11}