Zen to Done – Meine Erfahrungen mit dem ultimativ einfachen Produktivitätssystem (Teil 2)

In Phase 1 meines Experiments zu Zen to Done, dem „ultimativ einfachen Produktivitätssystem“ von Leo Babauta, habe ich dir gezeigt, wie du die drei Gewohnheiten Sammeln, Abfertigen und Planen in deinen Alltag integrieren kannst. Damit sollte es dir möglich sein, einen besseren Überblick über „dein Leben“ erlangen und das Gefühl von mehr Kontrolle zu bekommen.

Das ist wichtig, doch damit wirst du natürlich – zumindest nicht unmittelbar – produktiver. Was doch aber der Sinn eines Produktivitätssystems wie Zen to Done sein sollte. Wie schaffst du es nun also, die sorgsam gesammelten und eingeplanten Verpflichtungen konsequent abzuarbeiten?

Die Antwort darauf sollen die nächsten drei Gewohnheiten von Zen to Done (kurz ZTD) bringen, das Handeln, das einfache, vertrauenswürdige System und das Organisieren. Ich will dir heute zeigen, wie du mit diesen Gewohnheiten den Nitro für deine Produktivität zünden kannst.

Meine Ausgangslage für das Experiment

Um dich ganz kurz abzuholen: Zunächst habe ich mir in einer ersten Experimentphase die ersten drei Gewohnheiten von ZTD angewöhnt. Meine grundsätzlich mäßig chaotische Natur habe ich also bereits zügeln können. Unmittelbar in Anschluss an diese Phase 1 meines Experiments, also nach guten sechs Wochen, bin ich dann in Phase 2 getreten.

Der relativ schnelle Wechsel zur zweiten Phase hatte den Vorteil, dass die positiven Veränderungen, die sich in Phase 1 eingestellt hatten, noch gut spürbar waren. Ich hatte mich an sie noch nicht als „status quo“ gewöhnt und wurde so angespornt, auch im nächsten Level alles zu geben. Denn natürlich wollte ich den gleichen Benefit auch aus den neuen Gewohnheiten zu ziehen. Außerdem waren die ersten drei Gewohnheiten noch sehr präsent und es hatte sich kein „Durchhänger“ eingeschlichen.

Allerdings sind sechs Wochen für das Verinnerlichen von drei Gewohnheiten nicht gerade viel. Zu diesem Zeitpunkt schon neue Gewohnheiten einzuführen, obwohl die „alten“ noch kaum gefestigt sind, kann riskant sein – was mir durchaus bewusst war…

Das Selbstexperiment

Wie bereits in meinem ersten Artikel erklärt, besteht ZTD insgesamt aus neun Gewohnheiten. Diese bauen aufeinander auf und sollen irgendwann gleichzeitig beherrscht werden. Entsprechend war mein Selbstexperiment in Phase 2 auch gewissermaßen zweistufig aufgebaut.

Die Gewohnheiten aus Phase 1 – Sammeln, Abfertigen, Planen

Denn die drei Gewohnheiten aus Phase 1 „verschwinden“ natürlich nicht. Sie bleiben auch in Phase 2 erhalten und müssen entsprechend gepflegt werden. Nach sechs Wochen habe ich dabei einen kritischen Zwischenstand bei den einzelnen Gewohnheiten gezogen und ein paar Veränderungen vorgenommen.

Rückblick zu Gewohnheit 1 – Das Sammeln

Bei der ersten Gewohnheit von Zen to Done, dem Sammeln, sah ich keinen Veränderungsbedarf. Ich sammelte ohne Probleme sämtliche Inputs, die in mein Leben treten, in mein umfassendes Notizbuch, dem Bullet Journal. Eine simple Vorgehensweise, die aber schon gut für Ordnung sorgt und eine wichtige Basis für die weiteren Gewohnheiten ist.

Rückblick zu Gewohnheit 2 – Das Abfertigen

Auch das Abfertigen war kein Problem. Dabei werden regelmäßig alle Inboxes und deren Informationseingänge durchgearbeitet. In Phase 2 wollte ich hier nur noch ein Stückchen weitergehen: Ich nahm mir vor, meine Whatsapp-Nachrichten erst am Abend nach getaner Arbeit durchzugehen und zu beantworten.

Facebook und den zugehörigen Messenger deinstallierte ich komplett von meinem Handy. Lediglich einmal in der Woche wollte ich dann meine E-Mails durcharbeiten und auch mal bei Facebook vorbeischauen. Wer weiß, vielleicht hatte sich dort zur Abwechslung doch mal etwas Wichtiges ergeben?

So wollte ich den Fokus noch mehr selbstbestimmt auf das lenken können, was ich selbst für wichtig erachte. Meine Priorisierung sollte von äußeren Einflüssen abgekoppelt werden. Das hat übrigens nichts mit Egoismus zu tun: Wenn ich wüsste, dass jemand auf dringende Rückmeldung von mir wartet, würde ich natürlich früher antworten. Und für dringende Dinge besitzen ja sogar modernste Smartphones auch noch eine ganz simple Anruffunktion.

Rückblick zu Gewohnheit 3 – Das Planen

Mein absolutes Sorgenkind aus Phase 1 war dagegen das Planen. Ich überschätzte kontinuierlich, was ich zu leisten imstande bin. Egal wie sehr ich mich auch bemühte, meine Planung ging einfach nicht auf. Deshalb entschied ich mich dafür, das Planungsprinzip zu ändern.

Statt einfach nur zwischen einigen wenigen Big Rocks und allen anderen, unwichtigeren Aufgaben zu unterscheiden, wollte ich das Eisenhower-Prinzip anwenden.

Uberwissen:

Beim Eisenhower-Prinzip gibt es vier Kategorien, in die man Aufgaben eingruppiert:

A-Aufgaben sind wichtig und dringend.

B-Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend.

C-Aufgaben sind dringend, aber nicht wichtig.

D-Aufgaben sind weder wichtig noch dringend.

Das Eisenhower-Prinzip ist tatsächlich nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt. Zwar ist nicht belegt, dass dieser die Methode auch tatsächlich als solche einsetzte. Allerdings gilt folgendes Zitat von Eisenhower als die Grundlage für das Eisenhower-Prinzip: „I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“ ¹

Das Eisenhower-Prinzip hat den entscheidenden Vorteil, dass zwischen Wichtigkeit und Dringlichkeit, also zweidimensional, unterschieden wird. Da man bei ZTD nur wenige Aufgaben als „Big Rock“ deklarieren soll, neigt man natürlich dazu, nur wichtige und dringende A-Aufgaben dort einzuordnen.

Das kann fatal sein, wenn man die Grafik oben betrachtet. Denn eigentlich möchte man doch Visionär sein. An erster Stelle sollten daher die langfristigen, nicht-dringenden B-Aufgaben stehen. Geht man aber vorrangig den A-Aufgaben nach, wird man als Feuerwehrmann unweigerlich von einer fremdbestimmten Deadline zur nächsten zu hetzen. Das tatsächlich Wichtige wird dann oft auf der Strecke bleiben – ob es nun persönliche Leidenschaften, Herzensprojekte oder Familie und Freunde sind.

Die Gewohnheiten in Phase 2 – Handeln, das System und Organisieren

Natürlich wollte ich in Phase 2 nicht nur das Planen gut hinbekommen. Ich wollte vor allem auch die neuen Gewohnheiten 4 bis 6 in meinen Tag und meine Arbeitsweise integrieren. Im Mittelpunkt von Phase 2 standen also Handeln, das einfache, vertrauenswürdige System und das Organisieren.

Die Gewohnheit 4: Das Handeln

Handeln ist die Gewohnheit, die in vielen anderen Produktivitätssystemen fehlt, obwohl sie eigentlich die wichtigste ist. Alles andere ist nur geschäftiges Arbeiten, wenn du nicht die Dinge erledigst, die auf deiner To-Do-Liste stehen.

– Leo Babauta, Zen to Done, S. 35

Nachdem man mit den ersten drei Gewohnheiten den Grundstein für eine strukturierte Selbstorganisation gelegt hat, geht es nun also „in medias res“: das Handeln. Die vorher gesammelten und eingeplanten Aufgaben sollen schließlich auch abgearbeitet werden. Dafür legt Babauta folgende Grundsätze fest:

1) Vermeide Multitasking

Wähle bewusst eine Aufgabe aus, die du angehen möchtest. Vorrangig nimmst du natürlich einen Big Rock bzw. eine B- oder A-Aufgabe nach der Eisenhower-Methode. Arbeite dann ausschließlich an dieser einen Aufgabe.

2) Vermeide Ablenkungen

Eliminiere alles an deinem Arbeitsplatz, was deine Aufmerksamkeit auf sich ziehen könnte. Räume deinen Schreibtisch auf, schließe dein E-Mail-Programm und möglichst auch den Browser. Wenn du etwas im Internet recherchieren musst, schließe alle unnötigen Tabs bzw. speichere sie als Lesezeichen. Stell dein Handy auf lautlos (nicht Vibration) oder am besten auf Flugmodus. So stellst du sicher, dass du auch wirklich Single-Tasking betreiben kannst. Im Idealfall kommst du auf diese Weise in den Flow.

3) Vermeide Unterbrechungen

Wenn dir irgendetwas vermeintlich Wichtiges in den Sinn kommt, widerstehe der Versuchung, mit deiner aktuellen Aufgabe aufzuhören. Auch dann, wenn du „doch nur ganz kurz“ dieses oder jenes machen willst. Mach dir eine knappe Anmerkung zu deiner Idee in dein Notizbuch oder in deine sonstige zentrale Inbox und fahre mit deiner Aufgabe fort. Später kannst du dann auf die Anmerkung zurückkommen. Kommt es doch einmal zu einer unvermeidbaren Unterbrechung, mach dir eine Notiz, wo du gerade bei der aktuellen Aufgabe warst. Packe dann alle Unterlagen der aktuellen Aufgabe in eine Arbeitsmappe bzw. speichere im PC alles in einem gemeinsamen Ordner. So kannst du nach der Unterbrechung schnell wieder dort fortfahren, wo du gerade stehen geblieben bist.

4) Vermeide Überanstrengung

Lege regelmäßige Pausen ein, denn nur so kannst du über einen längeren Zeitraum wirklich produktiv sein.

Bei alledem ist für Babauta ein Punkt zentral:

Single-Tasking und Fokus sind die Schlüssel zur Erledigung einer Aufgabe.

– Leo Babauta, Zen to Done, S. 35

Damit kommt Babauta dem Grunde nach zum gleichen Fazit wie wir hier auf Ubermind. Allerdings sind diese Grundsätze leichter gesagt als getan. Zu stark ist dann doch gerne das Verlangen nach der schnellen Ablenkung, nach dem kurzen Blick auf das Handy, dem verträumten Blick aus dem Fenster. Wie wir uns wirksam der „Deep Work“, dem völlig fokussierten Arbeiten verschreiben können, verrät Babauta nicht.

Mit der Pomodoro-Taktik das Handeln handlen

Beim Lesen des ZTD-Kapitels zum Handeln kam mir aber sofort eine Methode in den Sinn, mit der ich diese Grundsätze effektiv und messbar in meine tägliche Arbeit integrieren könnte: Die Pomodoro-Technik.

Uberwissen:

Du hast es irgendwie geschafft, bislang noch nichts von der Pomodoro-Technik gehört oder gelesen zu haben? Dann lege ich dir zunächst Dennis’ Artikel zu seinem Pomodoro-Experiment ans Herz, wo er die Methode ausgiebig testet. Vereinfacht gesagt geht es darum, mit einer Stoppuhr in Einheiten von je 25 Minuten zu arbeiten. 25 Minuten lang nimmst du dir nur eine einzige Sache vor und arbeitest sie konzentriert ab. Du lässt dich dabei von nichts und niemanden ablenken. Anschließend machst du eine kurze 5-Minuten-Pause, bevor du einen neuen Pomodoro startest. Nach 3 bis 5 Pomodoros folgt dann jeweils eine etwas längere Pause von 15 bis 45 Minuten.

Die Pomodoro-Technik ermöglicht also ein Arbeiten genau, wie Babauta es sich vorstellt: Keine Ablenkungen, volle Konzentration, kein Multitasking und regelmäßige Pausen. Ich entschied mich deshalb dazu, im Rahmen der Gewohnheit Handeln von nun an meine Arbeit streng mit der Pomodoro-Technik zu organisieren.

Gewohnheit 5: Das einfache, vertrauenswürdige System

Bei ZTD ist es wichtig, ein einfaches System zu haben, dass du auch tatsächlich benutzt… ein System, dem du deine Informationen anvertraust.

– Leo Babauta, Zen to Done, S. 39

Bei der nächsten Gewohnheit wurde ich zum ersten Mal bei Zen to Done etwas stutzig. Ich verstand nicht so recht, was das einfache, vertrauenswürdige System konkret sein sollte. Im Prinzip wiederholt diese Kapitel sehr viel von den Gewohnheiten Sammeln, Abfertigen und Planen.

Die einzige, wirkliche Neuerung ist das Führen von To-Do-Listen für einzelne (Lebens-)Bereiche. Babauta stellt auch Kontextlisten frei. Das Konzept der Kontextlisten stammt aus Getting Things Done. Man führt dabei Listen für Aufgaben, die man nur in einem bestimmten @Kontext erledigen kann. So ist es zum Beispiel nicht möglich, @Besorgungen und @Persönliches im @Büro zu erledigen. Entsprechend braucht man unterschiedliche Listen. Auch für @Anrufe oder Dinge, auf die man warten muss (@Warten_auf), kann man Listen anlegen.

Mir persönlich gefällt diese Idee überhaupt nicht. Zum einen kann man heutzutage fast alle Aufgaben von überall aus erledigen kann, der Technik sei Dank. Auf den Kontext, in dem man sich befindet, kommt es kaum noch.

Außerdem verleitet diese Art der Listenführung dazu, dass man sich einfach immer irgendeine Aufgabe aus der Kontextliste herauspickt. Es besteht also die Gefahr, dass man beliebig auswählt, und nicht wirklich auf die tatsächliche Priorität der Aufgabe achtet.

Projektlisten, die Alternative zu Kontextlisten

Vielmehr habe ich im Rahmen dieser Gewohnheit Projektlisten geschaffen, die ich nun in meinem Bullet Journal führe. Solche Projektlisten sind bei mir zum Beispiel @Ubermind, @Jura (mit den Unterlisten @Strafrecht, @Zivilrecht, @Öffentliches_Recht), @Fitness und @Persönlichkeitsentwicklung.

Außerdem habe ich noch eine @Irgendwann-Liste. Dort sammle ich Ideen, die keiner Frist unterliegen, die nicht obligatorisch sind und die ich bei Lust und Laune irgendwann mal verwirklichen kann.

Auf eine @Warten_auf-Liste habe verzichtet, weil ich auch sie nicht wirklich sinnvoll finde. Jedes Mal wenn man sie überprüft würde man nur an die Dinge erinnert, die man ohnehin nicht in der Hand hat. Vor meinem geistigen Auge sehe ich mich schon täglich die @Warten-auf-Liste durchgehen – fingernagelkauend, weil mir bewusst wird, wie viel da außerhalb meines „Machtbereichs“ abläuft.

Lieber überlege ich mir, bis wann ein Ergebnis realistisch zu erwarten ist oder bis wann ich das Ergebnis unbedingt brauche. Zu dem entsprechenden Zeitpunkt lege ich dann direkt einen Termin an: „Hat sich XY erledigt / wegen XY nachhaken?“.

Im Ergebnis kann man also festhalten, dass das einfache, vertrauenswürdige System lediglich bedeutet, die Gewohnheit Planen von nun an in Listen durchzuführen und diese täglich zu pflegen.

Gewohnheit 6: Das Organisieren

Du kannst dein Leben komplett durchorganisieren mit einer einzigen Regel: Hab für alles einen festen Platz, und lege alles an seinen Platz zurück.

– Leo Babauta, Zen to Done, S. 44

Ganz anders als das einfache, vertrauenswürdige System war dagegen die letzte neue Gewohnheit in Phase 2, das Organisieren. Im Prinzip geht es dabei darum, Ordnung zu halten. Als ich das las, dachte ich sofort an zweierlei: Das Organisieren würde in dieser Phase garantiert die schwerste Gewohnheit für mich werden. Doch wenn ich von Anfang versuchen würde, sie so gut es geht umzusetzen, würde sie mir auch sehr viel bringen.

Anders als beim Sammeln und Abfertigen geht es beim Organisieren nicht so sehr um die Ordnung der Informationsflüsse. Vielmehr geht es um die tatsächliche Ordnung körperlicher Gegenstände. Hierzu stellt Babauta folgende Forderungen auf:

1) Definiere für jeden Gegenstand einen festen Platz

Überlege dir, wo dein Rucksack oder deine Aktentasche hin soll und wirf ihn / sie nicht einfach in eine Ecke. Besorge dir genügend Aktenordner und hefte darin deine Unterlagen ab. Besorge dir danach ausreichend Regale, um ausreichend Platz für die Aktenordner zu haben.

2) Halte sämtliche horizontale Flächen frei

Lege niemals einen Gegenstand auf deinem Schreibtisch, dem Sofa oder deinem Bett ab – außer natürlich, das ist sein fester Platz oder du arbeitest dort gerade mit ihm. Das heißt: Akten kommen, nachdem du sie bearbeitest hast, sofort zurück in ihre Ordner. „Brauch ich später noch“ ist keine Ausrede.

3) Definiere konkrete Fächer in deinem Ablagesystem

Egal, ob deine Ordnerstruktur im E-Mail-Posteingang oder deine Papierablage – jedes Fach, jeder Ordner ist konkret thematisch benannt. Es gibt kein „Verschiedenes“, „To-Do“, „Wichtig“ oder ähnliches. Seien wir ehrlich: Am Ende landet ansonsten fast alles in solch unspezifisch benannten Kategorien. Und dann war das gesamte Ablagesystem umsonst.

4) Lege alles sofort ab

Du gehst mit Gegenständen nicht anders um als mit Informationen bei den Gewohnheiten Sammeln und Abfertigen. Du legst sie sofort an einen für sie bestimmten Ort ab, sobald sie in deine Sphäre treten. Im Zweifel musst du wie unter 1) einen festen Platz definieren. Es gibt kein „das eine Ding, das lass ich kurz liegen und sortiere es dann später ein, wenn ich alles erledige“. Denn: nach einer Weile wird aus „später“ Chaos.

5) Achte auf den Übergang

Nach der Erledigung einer Aufgabe gibt es einen „Übergang“, eine Art tote Phase. Nutze das, räume kurz auf und lege die Dinge der vorherigen Aufgabe zurück an ihren festen Ort.

6) Sortiere aus

Ordnung fällt so viel leichter, wenn du nicht viele Dinge hast, die Unordnung erzeugen können. Miste deshalb regelmäßig aus. Dazu musst du keinen groß angelegten Frühjahresputz veranstalten. Trainiere dich einfach darauf, alle Gegenstände, die dir unter die Augen kommen, kritisch zu hinterfragen. Wirf alles, was unnütz ist, weg oder verschenke es. Du bist dir unsicher? Überlege, ob du den Gegenstand im vergangenen Jahr auch nur ein einziges Mal gebraucht hast. Falls nein, weg damit!

Ein kleines Problem beim Organisieren war für mich, einen konkreten Messwert für die Gewohnheit zu finden. Schließlich wollte ich den Grad, zu dem ich „organisiert“ war, zumindest ansatzweise tracken können. Doch die obigen Maximen von Babauta sind nun einmal recht „weich“ und nicht wirklich numerisch zu erfassen.

Deshalb nahm ich mir vor, jeden Abend einfach 20 Minuten generell aufzuräumen. Außerdem begutachtete ich jeden Abend die Orte, an denen sich bei mir erfahrungsgemäß ein Chaos einschleicht – insb. mein Schreibtisch, meine Papierablage und mein Couchtisch – und bewertete, wie (un)ordentlich es dort war.

Meine Erfahrungen nach Phase 2: Viel Licht, ein wenig Schatten

Abermals habe ich mir sechs Wochen Zeit genommen, um die neuen Gewohnheiten 4 bis 6 zu etablieren. Zudem habe ich versucht, die ersten 3 Gewohnheiten weiterzupflegen. Es ist somit erneut Zeit für einen Zwischenstand.

Die alten Gewohnheiten aus Phase 1

Meine Erfahrungen in Phase 2 sind, was die „alten“ Gewohnheiten angeht, ähnlich geblieben. Das Sammeln und das Abfertigen erleichterte mir, wie schon in Phase 1, den Alltag enorm. Die von mir nun noch „härtere“, modifizierte Gewohnheit des Abfertigens zeigte ebenfalls Wirkung. Das deutlich seltenere Abarbeiten von Inputs wie Whatsapp-Nachrichten oder E-Mails ließ mich meine Aufgaben tagsüber konzentrierter und selbstbestimmter angehen.

Schließlich hatte sich durch die Eisenhower-Methode auch meine Planung verbessert. Zugegeben, in absoluten Zahlen ausgedrückt mag das Ergebnis vielleicht dürftig anmuten. Wie schon in Phase 1 bewertete ich nämlich das Einhalten der Gewohnheiten mit Punkten, wobei ich folgenden Bewertungsmaßstab zugrunde legte:

2 Punkte = Gewohnheit vollständig oder fast vollständig (> 90 %) erfüllt

1 Punkt = Gewohnheit überwiegend erfüllt (> 50 %)

0 Punkte = Gewohnheit kaum oder gar nicht erfüllt (< 50 %)

In Phase 1 meines ZTD-Experiments kam ich so bei der Frage, ob ich meine eingeplanten Aufgaben am Ende des Tages auch tatsächlich erledigt hatte, im Schnitt auf 1,2 Punkte. In Phase 2 waren es nun 1,4 Punkte. Kein Meilenstein, aber immerhin.

Von meinem subjektiven Empfinden her hatte ich mit der Eisenhower-Methode jedoch viel mehr das Gefühl von Kontrolle und „Planungshoheit“. Das lag zum einen daran, dass ich den Fokus gezielt und selbstbestimmt auf B-Aufgaben lenken konnte, anstatt ständig fremdbestimmten Prioritäten in Form von A-Aufgaben hinterherzuhecheln.

Zum anderen half die bessere Differenzierung des Eisenhower-Prinzips auch bei den „Nicht-Big-Rocks“. Hier hatte ich nun nicht mehr einfach nur eine lange, unübersichtliche Liste mit unwichtigen Aufgaben vor mir. Stattdessen konnte ich auch hier eine Abstufung nach Dringlichkeit vornehmen, was sich ebenfalls in einem subjektiv besseren Planungsempfinden bemerkbar machte.

Die neuen Gewohnheiten aus Phase 2

Das Handeln – mit der Pomodoro-Technik den Produktivitäts-Nitro zünden

Direkt die erste Gewohnheit aus Phase 2, das Handeln speziell in Form der Pomodoro-Technik, hatte einen immensen Einfluss auf meine Produktivität. Das liegt vermutlich auch daran, dass ich diese Gewohnheit von Anfang an quasi perfekt umsetzen konnte. Es gelang mir, meinen Alltag von heute auf morgen komplett umzustellen. Mein Tag bestand nur noch aus Pomodoros, die ich akribisch notierte und durchzog.

Warum das so gut klappte? Das ist sicherlich auch der Tatsache geschuldet, dass mein Alltag als Jurastudent in der Examensvorbereitung faktisch nur noch aus eigenständigem Lernen besteht. Es gibt also schon einmal keine Unterbrechungen durch E-Mails, auf die ich reagieren, Vorlesungen, die ich besuchen oder Kollegen, die ich „bespaßen“ muss.

Doch auch wenn du kein Student mehr bist und einen deutlich schwankenderen Tagesablauf hast, solltest du der Pomodoro-Technik eine Chance geben.

Wie bereits angesprochen, behandelt Dennis in seinem Artikel das Pomodoro-Konzept sehr ausführlich, weshalb ich hier nicht allzu sehr ausschweifen will. Allerdings möchte ich dir meine persönlichen Erkenntnisse, gerade auch im kurzen Vergleich zu denen von Dennis, nicht vorenthalten:

1) Wie mächtig sind Pomodoros?

Unglaublich mächtig. Wenn ich aus den bisherigen Gewohnheiten aus meinem ZTD-Experiment nur eine einzige auswählen dürfte, dann würde meine Wahl ganz klar auf die Pomodoros fallen. Dennis sieht das ganz ähnlich, wenn er schreibt: „Dürfte ich dir […] nur einen einzigen ‚Hack‘ offenbaren, so würde meine Wahl […] auf die Pomodoro-Technik fallen“.

2) Wie viele Pomodoros am Tag sind drin?

Zu Beginn setzte ich mir ein Tagessoll von 12 Pomodoros an Lerneinheiten. War es zu Beginn sehr anstrengend, dieses Soll zu erreichen, konnte ich mich gegen Ende des Experiments öfters auch auf 14 Pomodoros pushen, ohne mich geistig „zu überanstrengen“. Mein Rekord liegt sogar bei 16 Pomodoros, die ich an einigen Tagen schaffte.

Allerdings schien ich mich damit einer unsichtbaren Grenze anzunähern. So musste ich zum Ende des Tages die Pausen zwischen den Pomodoros auf 10 bis 15 Minuten ausweiten, um die Konzentration hochhalten zu können. Nach über 11 Stunden an der Uni fühlte ich mich dann ausgelaugt und wollte einfach nur noch auf die Couch.

Ganz ähnlich sah es bei Dennis aus: Sein Rekord lag bei 17 Pomodoros, sein Fazit auch hier: „Freizeit hatte ich an diesem Tag jedoch keine!“.

Genau wie Dennis habe ich dabei aber ganz generell festgestellt, dass die produktivsten Tage jene waren, an denen ich schon vor der Mittagspause eine große Zahl an Pomodoros bewältigt hatte. So waren die 16er-Tage ausnahmslos solche, an denen ich mittags schon mindestens 7 Pomodoros durch hatte.

3) Wie wirken Pomodoros?

Pomodoros wirken für mich auf mehrere Weisen. Zum einen arbeite ich konzentrierter und als direkte Folge auch produktiver. Dadurch, dass Pomodoros aber auch die Quantität der Arbeit messen, motivieren sie mich zugleich. Der Vergleich mit dem Vortag, mit seinem persönlichen Schnitt oder aber einfach nur dem Tagessoll erzeugt eine angenehme Spannung, die einen dazu antreibt, die Extrameile zu gehen („noch drei vor der Pause“).

Daneben arbeite ich subjektiv mit der Pomodoro-Technik glücklicher. Denn aufgrund der Messbarkeit habe ich jederzeit die numerische Bestätigung, tatsächlich auch etwas geleistet zu haben. Und trotz der deutlich konzentrierteren Arbeitsweise fühle ich mich am Ende des Tages viel weniger ausgelaugt als an einem vergleichbaren Tag ohne Pomodoros – wohl auch, weil ich nicht die ganze Zeit mit meiner Aufmerksamkeit hin- und herspringe.

Abschließend bleibt mir nur noch einmal zu betonen, dass die Gewohnheit des Handelns bzw. speziell die Pomodoro-Technik das bislang mächtigste Werkzeug ist, dass ich im Rahmen meines ZTD-Experiments ausprobiert habe. Bestünde Phase 2 nur daraus – sie hätte sich schon gelohnt.

Das einfache, vertrauenswürdige System – ist einfach zu einfach

Ganz im Kontrast dazu erscheint die Gewohnheit des einfachen, vertrauenswürdigen Systems. Diese hält – das habe ich oben schon dargelegt – wenig Neues parat. Insofern habe ich mir nicht sonderlich viel erwartet und wurde dementsprechend weder überrascht noch enttäuscht.

Mit Projektlisten, wie ich sie mir angelegt habe, kann man einzelne Lebens- und Aufgabenbereiche strukturieren, in kleinere Schritte unterteilen und Ideen dazu sammeln. Praktisch, aber keine übermäßig mächtige Gewohnheit. Im Übrigen denke ich, dass viele im Rahmen des Planens ohnehin schon dazu neigen, ihre Planung in einem Listensystem zu organisieren.

Das Organisieren – denn „Ordnung ist das halbe Leben“

Bestens organisiert zu sein scheint mir der Zweck des menschlichen Daseins.

– Lord Henry Wotton, in: Das Bildnis des Dorian Gray, S. 99

Das Gegenteil zum einfachen, vertrauenswürdigen System war dann wiederum das Organisieren. Wie oben dargelegt, war mir von Anfang an klar: Dies würde eine schwere Gewohnheit für mich werden, aber zugleich auch eine sehr mächtige. Mit beiden Vorahnungen behielt ich recht.

So wurde das Planen als Sorgenkind eindeutig abgelöst. In meiner persönlichen Punktewertung erhielten die Fragen, die ich mir stellte, um die Etablierung des Organisierens zu bewerten, Wertungen zwischen 0,8 und 1,1 Punkten.

Autsch.

Ich weiß, ja, ich nicht gerade der Aufgeräumteste, aber ein solches Ergebnis dann schwarz auf weiß zu sehen, das tut weh.

Trösten kann mich aber die Feststellung, dass ich trotz dieser Bewertung subjektiv Verbesserungen in meinem Ordnungsverhalten feststellte. Die kurze abendliche Aufräumsession, der ich im Schnitt ja doch zumindest jeden zweiten Tag nachging, machte sich in jedem Fall bemerkbar. So hatte ich das Gefühl, im Laufe der sechs Wochen einen ausgeprägteren Ordnungssinn zu entwickeln, und zwischendurch schnell mal Sachen beiseite zu räumen, die ich früher einfach stehen gelassen hätte.

Klar, von komplett freien horizontalen Flächen bin ich momentan zwar noch ein gutes Stück entfernt – aber was nicht ist, kann ja noch werden. Es gibt schließlich noch eine dritte Experimentphase. In jedem Fall werde ich mir für diese aber überlegen müssen, wie ich das Organisieren besser in meinen Fokus rücken kann. Kürzlich hat Dennis ein smartes Ordnungssystem für die digitale Ablage von Dateien & Notizen vorgestellt. Villeicht kann mir auch das weiterhelfen…

Fazit

Insgesamt bleibt mein Fazit auch nach Phase 2 meines ZTD-Experiments sehr positiv. Nachdem ich in Phase 1 gelernt habe, meine Informationen zu verwalten, war Phase 2 sehr auf das „Anpacken“ ausgelegt. Ich lernte, ultimativ fokussiert zu arbeiten und Ordnung zu halten – oder, sagen wir, zumindest etwas ordentlicher zu werden 😉

Das einfache, vertrauenswürdige System hingegen hätte ich mir sparen können. Das bloße Anlegen von Listen und tägliche Pflegen des Systems war für mich nicht wirklich eine eigene Gewohnheit – vor allem keine, die für mich auch nur annähernd so mächtig ist wie die anderen Gewohnheiten von ZTD.

Bleibt noch die finale Phase 3 meines Experiments. Bist du auch schon neugierig, was sich hinter den drei Gewohnheiten Wochenrückblick, Vereinfachen und Routinen verbirgt und ob sie Zen to Done das „Sahnehäubchen“ aufsetzen?