Es war wieder einer dieser Tage…
An meinem Schreibtisch hatte ich zwischen Zeitschriftenstapel, Notizzetteln, Schmierpapier, Locher, Tacker und sonstigem Kram zwei schmale Kanäle freigeräumt. Das war die einzige Möglichkeit, meine Arme aufzulegen, sodass ich Maus und Tastatur bedienen konnte.
Müde stand ich auf und streckte mich. Ich schlurfte an meinem ungemachten Bett vorbei ins Bad, stützte mich auf das Waschbecken und besah mein verschlafenes, zerknautschtes Gesicht im Spiegel.
Und ich wusste: Ich muss etwas ändern.
Ich muss die Dinge geregelt kriegen.
Die Dinge geregelt kriegen
Bestimmt überkommt auch dich manchmal dieses Gefühl, irgendwie die Kontrolle verloren zu haben. Ich glaube sogar, dass es sehr vielen Menschen so geht.
Das sieht man schon an dem großen Erfolg von Selbstmanagement-Ratgebern wie etwa Wie ich die Dinge geregelt kriege.
Zugegeben, viel bekannter ist wohl der Titel der englischen Originalausgabe, der so lautet wie das System, das darin beschrieben wird: Getting Things Done, oder kurz GTD.
Das Produktivitätssystem GTD basiert im Wesentlichen darauf, alle Aufgaben, die dir im Kopf herumschwirren, in einem einzigen System niederzuschreiben. So hat man sie „von der Seele“ und kann sie dann zu gegebener Zeit konzentriert und ablenkungsfrei abarbeiten. Es gibt zwar bislang keine empirischen Studien, die die Wirksamkeit von GTD oder gar die Überlegenheit von GTD gegenüber ähnlichen Systemen belegen. Allerdings gibt es theoretische Anhaltspunkte in der Psychologie, die die Thesen und Methoden von GTD stützen. 1
Auch ich erinnerte mich in meiner Lage an GTD, erkannte aber schnell das Problem: Erst ein 432 Seiten starkes Buch lesen zu müssen stand meinem Vorhaben eher entgegen, möglichst schnell etwas an meiner Situation zu ändern.
Ich fragte mich deshalb, ob GTD dann überhaupt das richtige für mich sei. Auch Dennis schreibt in seinem Tabula-Rasa-Artikel, dass GTD komplex und zeitaufwändig ist und nutzt heute nur noch ein paar wenige Konzepte aus GTD.
Getting Things Done ist durchaus komplex und nicht gerade ein System, das man von heute auf morgen lernt (Bild: René Weber, CC BY-SA 3.0).
Außerdem besteht GTD im Endeffekt aus vielen Gewohnheiten. Diese muss man sich nicht nur alle auf einmal antrainieren, sie hängen auch sehr stark zusammen. Wenn sich dann die ersten “Broken Windows” einschleichen, man also die ein oder andere Gewohnheit etwas schleifen lässt, greift das nach und nach meistens auf das gesamte System über. Das Ergebnis: Viele – wenn nicht sogar die meisten – beginnen GTD, aber hören nach kurzer Zeit wieder frustriert auf, weil es einfach zu viel auf einmal war.
„They get enthusiastic about GTD, and try and do it all in one shot, and then fall off the wagon.“ – Leo Babauta, Zen to Done, S. 20
Keine sonderlich ermutigende Aussicht. Ich wollte deshalb etwas Einfacheres, etwas Schlankeres.
Ich erinnerte mich an Zen to Done.
Zen to Done
Zen to Done wird von seinem Schöpfer Leo Babauta selbst als „das ultimativ einfache Produktivitätssystem“ bezeichnet.
„Ultimativ einfach“, das klingt doch schon einmal gut, oder?
Die Ähnlichkeit zwischen den Namen „Getting Things Done“ und „Zen to Done“, bzw. insbesondere den Kürzeln GTD und ZTD, kommt dabei nicht von ungefähr. ZTD soll ein Remix der nach Babautas Ansicht besten Konzepte zum Thema Produktivität sein, allen voran eben David Allen’s Getting Things Done. Auch Stephen Covey’s 7 Habits of Highly Effective People (deutsch: 7 Wege zur Effektivität) soll Einzug in die Konzepte von ZTD gefunden haben. 2
Eine ziemlich vollmundige Ankündigung, bedankt man, dass Babauta diesen Remix mit einem 80 Seiten dünnen Büchlein vollbracht haben will.
Sein Verprechen: Mit ZTD soll man sich auf das Machen konzentrieren, auf das Vereinfachen, auf das Schaffen einer simplen Struktur. Außerdem rückt ZTD den Aufbau von Gewohnheiten in den Mittelpunkt. Den Aufbau der Gewohnheiten, die nötig sind, um ein Organisationssystem wirklich dauerhaft zu etablieren.
Dazu wird das Buch abschnittsweise gelesen und ZTD Schritt für Schritt eingeführt. Für den Anfang reicht es also, wenn man die ersten Seiten des Buches durcharbeitet und dann direkt am nächsten Tag durchstartet.
Das war genau das, was ich jetzt brauchte!
Des Pudels Kern: Gewohnheiten
Nach Babauta ist ein Produktivitätssystem nichts weiter als eine Abfolge von bestimmten Gewohnheitsänderungen. ZTD besteht daher aus 9 Gewohnheiten, die man sich nacheinander antrainiert.
Beziehungsweise: Um genau zu sein, sind es 10 Gewohnheiten. Allerdings ist die 10. Gewohnheit – „Finde deine Passion“ – für mich nicht wirklich eine Gewohnheit, sondern vielmehr eine Lebenseinstellung.
Ich habe mich jedenfalls dazu entschlossen, diese 10. „Gewohnheit“ von Anfang an von meinem Experiment auszuschließen – für mich besteht ZTD deshalb „nur“ aus den folgenden 9 Gewohnheiten:
1) Sammeln
2) Abfertigen
3) Planen
4) Handeln
5) Das einfache, vertrauenswürdige System
6) Organisieren
7) Der Wochenrückblick
8) Vereinfachen
9) Routinen
Meine Ausgangslage für das Experiment
Wer mein Experiment zum Bullet Journal kennt, erinnert sich vielleicht an die Beschreibung meiner Ausgangslage dort. Im Wesentlichen trifft dies immer noch auf mich zu. Ich bin immer noch ein einigermaßen chaotischer, aber doch ordnungsliebender Charakter.
Meine Erfahrung mit Planungs- oder Produktivitätssystemen ist bisher sehr gering. In der Schule habe ich teilweise wichtige Termine und Verabredungen sowie tägliche Aufgaben in einem dieser gehefteten Buchkalender festgehalten. Ich experimentierte auch schon damals ganz kurz mit ZTD, allerdings ist dieser erste Anlauf wirklich kaum der Rede wert.
Mit meinem ersten Ubermind Experiment wurde ich schließlich ein großer Fan des Bullet Journals. Bis heute ist es quasi mein täglicher Begleiter.
Wieso also dann eigentlich noch Zen to Done? Ich müsste dann ja soweit alles unter Kontrolle haben?
Leider nicht.
Das Bullet Journal ist großartig. Man kann damit seinen Kopf wunderbar frei machen. Das hilft einem enorm dabei, wirklich konzentriert zu arbeiten. Und man kann das Bullet Journal auch wahnsinnig zum Planen der eigenen Vorhaben verwenden.
Allerdings ist das Bullet Journal kein wirkliches Produktivitätssystem. Es ist mehr eine Kartei, ein Helfer, um den eigenen Kopf zu ordnen. Es listet mir auf, welche Dinge ich erledigen muss. Aber es gibt einem keine konkreten Handlungsempfehlungen, wie ich meine Dinge auch wirklich erledigt kriege.
Das Selbstexperiment
Babauta empfiehlt, sich Zeit zu lassen mit ZTD und den damit verbundenen Gewohnheitsänderungen. Er schlägt vor, pro Monat lediglich eine Gewohnheit einzuführen, jeden Monat kommt also eine neue dazu.
Das war ein Dämpfer. Nur eine Gewohnheit pro Monat? Das würde dann wohl trotzdem nichts werden mit dem neuen, organisierten Ich ab morgen.
Oder könnte man nicht vielleicht doch… alles auf einmal probieren? Ich erinnerte mich zurück in meine Schulzeit, als ich ZTD entdeckt hatte und sogleich umzusetzen versuchte.
Natürlich lachte mein damaliges 11.Klasse-Ich nur in Anbetracht von Babautas Empfehlung, sich lediglich auf eine Gewohnheit auf einmal zu fokussieren. So holte ich mir ein Notizbuch und begann am nächsten Tag direkt mit allen Gewohnheiten aus ZTD.
Ich kann heute nicht mehr sagen, wie lange das Experiment damals genau dauerte. Eines weiß ich aber: Es waren keine 2 Wochen, da war Zen to Done schon wieder ad acta gelegt…
Zum organisierten Ich in drei Phasen
Diesmal wollte ich es anders machen, und doch waren mir neun Monate zu lange.
Babauta empfiehlt zwar grundsätzlich, pro Monat nur eine neue Gewohnheit zu etablieren. Wer es sich zutraue, könne es aber durchaus auch mit zwei oder drei Gewohnheiten probieren.
Das klang doch schon besser. Bei drei Gewohnheiten am Stück würde man von Anfang an Veränderungen bemerken. Und die 9 Gewohnheiten ließen sich so ideal auf drei Phasen zu je drei Gewohnheiten aufteilen. Perfekt!
Vielleicht würden die Gewohnheiten nach den drei Phasen dann noch nicht ganz so sicher sitzen wie nach neun Monaten. Aber man würde in jeder Phase auch schnellere Erfolge sehen, als wenn man sich immer nur eine Gewohnheit aneignen würde.
Meiner Meinung nach sind sichtbare Erfolge nämlich ein enorm wichtiger Faktor, wenn man sich langfristig etwas angewöhnen möchte. Denn durch Erfolge bleibt man motiviert!
Im Internet liest und hört man mittlerweile oft, dass man Gewohnheiten nach etwa 30 Tagen etabliert. Auch Babauta hat sich in ZTD sehr auf die 30 Tage eingeschossen. Leider gibt es für diese Pauschalisierung keine wissenschaftliche Grundlage. Eine Studie aus dem Jahr 2010 stellte fest, dass selbst nach 254 Tagen gewisse Gewohnheiten bei manchen Probanden noch nicht etabliert waren. 3 Am Ende hilft also nur eines: Zähne zusammenbeißen und dranbleiben! Außerdem empfehle ich dir, deine Gewohnheitsänderungen zu dokumentieren. Nur so siehst du, wie gut du dich wirklich an dein Vorhaben hältst – und deine Erfolgswahrscheinlichkeit steigt enorm an! Dokumentieren kannst du schriftlich (wie ich es auch im Verlauf dieses Experiments getan habe) oder mit Apps, zum Beispiel dem Loop Habit Tracker für Android oder Momentum für iOS. Mehr zum Thema Gewohnheiten findest du außerdem in Josefs Artikel zum Thema.
Die Gewohnheiten in Phase 1
1. Sammeln
„Bis jetzt hast du dich vielleicht um dir Dinge zu merken auf deinen Kopf verlassen. Unglücklicherweise ist dein Kopf ein sehr unausgereiftes Tool. Er vergisst Dinge, wenn wir sie brauchen, und erinnert sich an sie, wenn wir gerade nichts damit anfangen können.“ – Leo Babauta, Zen to Done, S. 25f.
Die erste Gewohnheit von Zen to Done ist das Sammeln von sämtlichen Informationen und Inputs, die in dein Leben dringen. Ob E-Mails, Termine oder Aufträge, die du von anderen bekommst, oder Ideen oder Aufgaben, die dir selbst in den Sinn kommen. Wirklich alles wird gesammelt.
Für viele Informationsströme hast du Inboxes, die das Sammeln für dich übernehmen. Hierzu gehören beispielsweise die Posteingänge all deiner E-Mail-Adressen oder der Briefkasten an der Haustüre, aber auch Facebook, Whatsapp oder Snapchat sind Inboxes.
Alle anderen Informationen musst du selbst sammeln. Hierfür musst du zumindest zwei neue Inboxes anlegen.
Zum einen brauchst du einen Briefkorb wie diesen hier neben deinem Schreibtisch. Darin sammelst du alle Dokumente und Papierstücke, die du noch benötigen wirst, für die du aber gegenwärtig keinen Ablageplatz hast. Zum Beispiel Briefe, die du noch beantworten musst oder Rechnungen, die noch auf eine Überweisung warten.
Ein Bullet Journal kann dir beim „Sammeln“ gute Dienste leisten
Zudem brauchst du noch eine weitere Inbox für alle Informationen, die nicht schriftlich in dein Leben treten. Also alles, was dir jemand sagt, was du irgendwo liest oder was dir einfach in den Sinn kommt.
Das kann jedes Werkzeug sein, mit dem du Notizen machen kannst. Grundsätzlich reicht also dein Smartphone und eine passende App als Inbox aus. Babauta rät aber dazu, ein einfaches Notizbuch zu verwenden. Es ermöglicht einem mehr Freiheiten und ist oft leichter zu handhaben. In Zen to Done werden die Notizbücher von Moleskine empfohlen.
Einzig wichtig ist aber im Endeffekt nur, dass du mit deinem Informationssammler gut zurechtkommst, ihn gerne benutzt und wirklich alles darin sammelst. Erfüllt ein Werkzeug diese Voraussetzung für dich, ist es für dich geeignet. Ganz egal, ob es ein iPhone X oder eine Schiefertafel ist 😉
2. Abfertigen
„Lasse nicht zu, dass deine Inboxes auch nur die geringsten Anzeichen von Überfüllung aufweisen. Das erzeugt nur einen riesigen Rückstand und wird dich definitv stressen. Werde stattdessen Herr über deine Inboxes.“ – Leo Babauta, Zen to Done, S. 29
Sammeln ist gut – doch damit werden ja die Stapel von Zeitschriften und die Papierberge nur noch größer!? Wie soll mir das denn dabei helfen, organisierter zu sein?
Die Antwort gibt die zweite Gewohnheit von Zen to Done: das Abfertigen der Inboxes.
Abfertigen bedeutet dabei zweierlei. Als erstes solltest du dir klar werden, wie viele und welche Inboxes du überhaupt hast. Das unterschätzt man gerne. Die Gewohnheit des Sammelns kann dir hier helfen, einen besseren Überblick zu bekommen.
Hast du deine Inboxes beisammen, gehe sie kritisch durch und frage dich, wie du sie reduzieren könntest. Vielleicht kannst du Inboxes zusammenlegen, indem du beispielsweise bei manchen E-Mail-Adressen Weiterleitungen einrichtest? Oder frage dich, ob du all die E-Mail-Adressen oder Messengerdienste überhaupt brauchst. Je weniger Eingangsorte du hast, desto besser. Nach Babauta sollte man maximal 4 bis 7 Inboxes anpeilen.
Im Alltag wichtiger ist aber die zweite Bedeutung von Abfertigen: nämlich das tägliche Durchgehen einer jeden Inbox. Dabei nimmst du jeden Brief, jede Mail, jede Notiz, die in der jeweiligen Inbox gelandet ist, und fertigst sie ab. Dabei kannst du wählen zwischen
1) Wegwerfen – Wirf Dinge bevorzugt weg. Die allermeisten Informationen, die täglich in unser Leben kommen, sind völlig irrelevant und beeinträchtigen nur unsere Konzentration auf das Wesentliche.
2) Delegieren – Besteht die Möglichkeit, dass jemand anderes zuständig sein könnte? Dann leite es direkt weiter und kümmere dich nicht mehr darum.
3) Ablegen – Lege es in einem Ordnungssystem ab, wenn du es irgendwann mal brauchen wirst. Sei kritisch: Ist es eine Sache, die du sehr wahrscheinlich zu einem konkreten, zukünftigen Termin brauchen wirst? Dann leg es ab. Ist es dagegen eine Sache, die du irgendwann noch einmal vielleicht brauchen könntest? Dann solltest du es besser wegwerfen…
So sollte keine deiner Inboxes aussehen…
Kannst du es weder Wegwerfen noch Delegieren oder Ablegen, musst du die Sache irgendwie anpacken. Hierfür gibt es die 2-Minuten Regel.
Sie besagt: Dauert es maximal 2 Minuten, die Sache aus der Welt zu schaffen, dann tu es sofort. Dauert es länger als 2 Minuten, dann musst du die Sache auf eine To-Do-Liste packen und anschließend wie oben unter 3) in einem Ordnungssystem ablegen. Es gibt dabei keine Ordner wie „Ablage“ oder „für später“ – alle Kategorien im Ordnungssystem sind konkret benannt.
Babauta gibt für das Abfertigen der Inboxes noch zwei weitere Regeln vor.
Regel Nr. 1: Du arbeitest die jeweilige Inbox von oben nach unten durch.
Es gibt keine Ausreden: Du triffst über jede Sache eine Entscheidung, bevor du zur nächsten weitergehst. Dabei bleibt nichts in der Inbox liegen.
Diese Regel ist enorm wichtig! Sie ist der Schlüssel, wie du ein überquellendes E-Mail-Postfach oder jegliche Stapel von Papier in deiner Ablage verhinderst. Und ganz nebenbei trainierst du so deine Entscheidungsfähigkeit.
Regel Nr. 2: Jeden Tag gehst du jede Inbox mindestens einmal durch.
Babauta fordert, jede Inbox täglich mindestens einmal durchzugehen, ansonsten macht er keine genauen Vorgaben. Ich hingegen glaube, dass das Problem der meisten Menschen nicht ist, dass sie ihre Inboxes nicht oft genug prüfen. Die meisten Menschen prüfen ihre Inboxes viel zu häufig und bleiben dabei trotzdem untätig.
So sehen sie jedes Mal den Stapel anwachsen, ohne etwas zu tun – und das erzeugt einen wahnsinnigen Stress. Sei ehrlich: Wie oft checkst du an einem durchschnittlichen Tag deine E-Mails oder Whatsapp? Dachte ichs mir doch… 😉
Ich habe deshalb eine weitere Regel aufgestellt:
Regel Nr. 3: Checke deine Inboxes so wenig wie möglich und erst dann, wenn es auch wirklich nötig ist.
Das ist von Person zu Person unterschiedlich. Als Student lege ich mein Handy an der Uni in den Spind, sodass ich Whatsapp ausschließlich in den Pausen checke. Idealerweise sogar das erste Mal zur Mittagspause. Und dann werden die Nachrichten, die mich erreicht haben, auch sofort beantwortet. Auch das sind Informationen, die nach der ZTD-Methode abgefertigt werden müssen!
Meine E-Mails rufe ich erst ab, wenn ich von der Uni zu Hause bin. Wenn du schon arbeitest, wirst du dir das in den seltensten Fällen erlauben können. Versuche aber auch dann, den Inbox-Konsum zu reduzieren. Checke beispielsweise zumindest deine privaten E-Mails erst zu Hause.
Versuche außerdem immer wieder, eine gewisse Zeit konzentriert zu arbeiten, ohne deine beruflichen E-Mails zu checken. Blocke dir doch zum Beispiel die ersten zwei Stunden des Tages und nachmittags noch einmal ein bis zwei Stunden ohne E-Mail. Oder setze dir gleich verbindliche Uhrzeiten, zu denen du deine E-Mails von nun an ausschließlich checkst – zum Beispiel dreimal am Tag. Wenn jemand etwas sehr Dringendes möchte, wird er dich ohnehin anrufen.
3. Planen
„Frage dich zu Beginn jeder Woche, was du in dieser Woche erreichen willst. Das sind deine „Big Rocks“. Du solltest die Big Rocks, die großen Felsbrocken, zuerst in deiner Zeitplanung berücksichtigen. Füllst du deinen Zeitplan zuerst mit den kleinen Steinchen und Kies, wirst du keinen Platz mehr für die Big Rocks finden.“ – Leo Babauta, Zen to Done, S. 33
Nachdem du nun alle deine Inputs regelmäßig verarbeitest und deine Inboxes frei sind, kannst du dich selbstbestimmt und unterbrechungsfrei den wirklich wichtigen Dingen widmen. Dabei hilft die dritte Gewohnheit von Zen to Done und zugleich auch die letzte aus Phase 1 meines Experiments: das Planen.
Denn natürlich könntest du nun einfach beginnen, deine To-Do-Lists von oben genau wie die Inboxes stur abzuarbeiten. Wenn es um die wichtigen Dinge geht, wäre das aber ein sehr großer Fehler.
Das Zitat oben aus Zen to Done trifft den Nagel auf den Kopf: Du musst die großen Brocken angehen, die Projekte und Aufgaben, die dich voranbringen. Beginnst du den Tag mit unwichtigen Dingen, zum Beispiel dem Beantworten von E-Mails oder dem Sortieren von Akten, dann verlierst du dich schnell im Klein-Klein.
„Oft arbeiten wir hart und viel, aber wenn wir den Tag Revue passieren lassen, haben wir trotzdem nicht viel erreicht.“ – Leo Babauta, Zen to Done, S. 33
Wie Dennis schon festgestellt hat: Es bringt nichts, einfach irgendwie nur aktiv zu sein. Man muss auch effektiv sein, also sich in Richtung der eigenen Ziele bewegen.
Auf Wochensicht bedeutet das: Überlege dir Sonntagabend oder Montagmorgen, was du in dieser Woche erreichen möchtest. Formuliere daraus 4 bis 6 Aufgaben, die Big Rocks, wie sie Stephen Covey in 7 Habits of Highly Effective People nennt. Diese Big Rocks haben in der Woche größte Priorität und sollen möglichst früh erledigt werden.
Die Big Rocks sind Aufgaben, die dich deinen „großen Zielen“ näher bringen. Du hast noch keine Ziele oder bist dir nicht sicher? Dann solltest du dir bei Gelegenheit über deine Ziele bewusst werden.
Ein Big Rock ist also nicht etwa, endlich den Wäschestapel im Bad zu beseitigen oder den Kühlschrank abzutauen – auch dann nicht, wenn diese Aufgaben längst überfällig sind. Eine unwichtige Aufgabe wird durch dieses Aufschieben nicht etwa wichtig – sie wird nur dringend.
Bringe die Big Rocks in deinem Wochenplan unter, möglichst frühzeitig in der Woche und möglichst früh an den einzelnen Tagen. Nur so kannst du sicherstellen, dass dir nichts dazwischen kommt und du die Big Rocks auch wirklich schaffen wirst.
Meine Erfahrungen mit 6 Wochen Zen to Done
Sechs Wochen haben mich nun die drei Gewohnheiten Sammeln, Abfertigen und Planen durch meinen Alltag begleitet. Zeit für ein erstes Resümee.
Ich vermute, für die meisten wird bereits das Sammeln aller Informationen in einem Notizbuch eine enorme Veränderung mit sich bringen. Denn man schreibt sich so die Dinge „von der Seele“ und muss nichts mehr „im Hinterkopf“ behalten. Das erzeugt ein Gefühl von enormer geistiger Freiheit.
Wieso ich „für die meisten“ schreibe? Weil ich mir schon seit meinem Bullet-Journal-Experiment das Sammeln angewöhnt hatte. Ich spürte damals die wahnsinnigen Effekte, die großartige Klarheit in meinem Kopf. Das is das, was wir hier auf Ubermind bereits “Tabula Rasa machen auf mentaler Ebene” genannt haben.
Als ich mit Zen to Done begann, führte ich mein Bullet Journal mit geringen Unterbrechungen bereits ein Vierteljahr. Ich hatte mich also bereits an die Effekte des Sammelns gewöhnt, sie waren (leider) nichts Neues mehr für mich.
Für jeden, der das noch nicht vorher getan hat, verspricht die Gewohnheit des Sammelns ein enormes Potenzial. Du wirst dich viel besser auf die Aufgaben konzentrieren können, die du dir vornimmst. Lästige Gedanken werden dich nicht mehr ablenken. Genieße dieses Gefühl!
Die Gewohnheit des Abfertigens dagegen brachte auch für mich geniale Veränderungen mit sich. Ich habe nicht nur geschafft, mein E-Mail-Postfach komplett leer zu räumen, es hat sich seitdem auch keine einzige Mail mehr darin angesammelt. Wenn ich meinen Browser öffne, schaue ich auf eine Startseite und nicht mehr auf 20 sich ladende Tabs, die ich ohnehin nicht mehr brauche.
Das Beste aber: Die Gewohnheit des Abfertigens färbt offenbar automatisch auf andere Lebensbereiche ab. Ohne, dass ich es mir vorgenommen habe, wurde ich plötzlich insgesamt aufgeräumter. Ich hielt nicht mehr nur meine Inboxes sauber, sondern auch meinen Schreibtisch und meine Wohnung insgesamt.
Wenn ich einen Gegenstand benutze, war vor dem Experiment die Wahrscheinlichkeit groß, dass er noch Tage oder gar Wochen nach seinem Gebrauch irgendwo herumlag, wo er nicht hingehörte. Seit Zen to Done verspüre ich viel öfter den Reiz, diese Dinge sofort nach Gebrauch wieder aufzuräumen – und tue es auch! Ich vermute deshalb, dass das Abfertigen mehr als nur eine „bloße Gewohnheit“, sondern gar eine Persönlichkeitseinstellung sein könnte, in der man sich üben kann.
Das Planen, mein großer Feind
Eine rundum gelungene erste Phase meines Experiments also? Fast, gäbe es da nicht die dritte Gewohnheit – das Planen. Babauta nennt sie „eine der einfachsten Gewohnheiten von ZTD“. 4 Nach sechs Wochen Zen to Done bin ich mir nicht sicher, ob er das tatsächlich ernst meint oder ob da der blanke Sarkasmus aus ihm spricht.
Natürlich, ein paar wichtige Aufgaben für die kommende Woche und den kommenden Tag zu definieren ist an und für sich nicht allzu kompliziert. Auch ich habe das von Anfang an ganz gut hinbekommen – theoretisch.
Planen bedeutet aber mehr, als sich einfach ein paar Aufgaben auszudenken. Man muss sich schon ein wenig Zeit nehmen, sich Gedanken machen, was man erledigen muss, damit man seine Ziele erreicht.
Dann muss man überlegen, wie lange man für eine Aufgabe brauchen wird. Und gerade das unterschätzen viele gerne und planen deshalb einfach zu viel ein. So auch ich.
Jeden Tag aufs Neue überschätzte ich meine Kapazitäten. Am Ende des Tages gab es mindestens einen Big Rock, den ich nicht angerührt hatte.
Es war ein ewiger Kreislauf: Die wenig durchdachte Planung führte dazu, dass ich meine Aufgaben nicht schaffte. Das wiederum demotivierte mich hinsichtlich der Planung – getreu dem Motto „bringt ja eh nichts“.
Zen to Done in Zahlen
In den Wochen 4, 5 und 6 des Experiments habe ich deshalb ein Punktesystem verwendet, um meine Erfolge und Schwächen bei ZTD aufzudecken. Dafür stellte ich mir am Ende des Tages bestimmte Fragen zu den Gewohnheiten und vergab Punkte, wie ich diese erfüllt hatte. Ich verwendete dafür folgendes System:
2 Punkte = Gewohnheit vollständig oder fast vollständig (> 90 %) erfüllt
1 Punkt = Gewohnheit überwiegend erfüllt (> 50 %)
0 Punkte = Gewohnheit kaum oder gar nicht erfüllt (< 50 %)
| Frage zur Gewohnheit | ∅ Punktzahl |
| Habe ich alle Inputs gesammelt? | 1,6 |
| Habe ich alle Inboxes abgefertigt? | 1,9 |
| Habe ich meine Big Rocks für den Tag definiert? | 1,6 |
| Habe ich meine Big Rocks erledigt? | 1,2 |
| Habe ich meine sonstigen Aufgaben für den Tag definiert? | 1,8 |
| Habe ich meine sonstigen Aufgaben erledigt? | 1,2 |
Natürlich erfolgte die Beantwortung der Fragen in der Rückschau immer subjektiv, ich bemühte mich aber, ehrlich und streng mit mir selbst zu sein. Die Tabelle zeigt bereits: Das Sammeln und Abfertigen bereitete mir keine Probleme.
Das Planen bekam ich auch noch insofern hin, als dass ich mir eben ein paar Aufgaben definierte. Wie schon gesagt, ist das ja nicht unbedingt ein Hexenwerk.
An der Quote der Erledigung sieht man aber, dass die Planung alles andere als ausgereift war. Ich nahm mir jeden Tag aufs Neue zu viel vor und verfehlte meine Ziele. Eine Schmach, vor allem, da die Planung sogar besser wurde, seit ich sie nach dem obigen Punktesystem bewertete – die ersten drei Wochen war sie also nochmal schlechter…
Das Planen wird damit auch in Experimentphase 2 eine Baustelle bleiben. Ich hoffe deshalb, dass die neuen Gewohnheiten mich nicht schon selbst überfordern werden – ich kann zusätzliche Ressourcen für das Planen gut gebrauchen.
Immerhin habe ich eine Lektion gelernt: Ein Tracking ist wichtig und ich werde es nun durchgehend auch für die weiteren Phasen fortführen. So hinterfrage ich jeden Tag meinen Fortschritt kritisch und sehe rechtzeitig, wo Nachbesserungsbedarf besteht.
Bist du bereit, dein Leben besser zu organisieren und deine Tage selbstbestimmt in die Hand zu nehmen? Dann solltest du Zen to Done ausprobieren. Ich zeige dir Schritt für Schritt, wie du das am besten machst: 1) Hole dir jetzt sofort das Buch Zen to Done Am besten als eBook – Prime ist zwar schnell, doch das Internet ist schneller. *** 2) Entscheide, mit wie vielen Gewohnheiten du starten möchtest Eine einzelne Gewohnheit hat den Vorteil, dass du dich ausschließlich auf sie konzentrieren kannst. Allerdings werden die Ergebnisse „nicht so heftig“ ausfallen – wenngleich merklich! Drei Gewohnheiten bringen dagegen schon deutlichere Veränderungen mit sich, allerdings erhöht sich auch dein Risiko, zu scheitern. Auch ich hatte bei drei Gewohnheiten so meine Probleme. Mein Tipp: Starte zunächst mit dem Sammeln und Abfertigen. Diese zwei Gewohnheiten sind nicht allzu schwer, bringen aber sichtbare Erfolge. *** 3) Arbeite das eBook zu Zen to Done durch Aber nur bis zu dem Punkt, bis zu dem du Zen to Done auch erstmal einführen möchtest! Für das Sammeln und Abfertigen sind das mit der Einleitung und etwas Drumherum gerade einmal 31 sparsam bedruckte Seiten. Das entspricht etwa 2 Stunden, wenn du dir nebenbei noch wichtige Dinge herausschreibst. Natürlich reicht dir für einen Start auch erst einmal die Zusammenfassung, die ich dir hier im Artikel gegeben habe. Allerdings wertet bekanntlich ein jeder Informationen etwas anders aus. Ein Satz von Babauta, der mir vielleicht komplett unwichtig erschien, kann für dich schon den Unterschied machen und eine ganz andere Motivation erzeugen. *** 4) Starte Starte direkt morgen. Lege dir am besten ein kleines Protokoll an, so wie ich es auch getan habe, und bewerte und dokumentiere deinen Fortschritt. *** 5) Verpflichte dich Keiner will gerne Scheitern, vor allem aber: keiner will, dass andere vom Scheitern wissen! Verpflichte dich deshalb selbst zu ZTD, indem du anderen von deinem Projekt mitteilst. Erzähle Freunden und Familie davon oder teile diesen Artikel mit den glorreichen Worten „Challenge Accepted“ auf Facebook. Wenn du möchtest, kommentiere unter diesen Artikel, mit welchen ZTD-Gewohnheiten du durchstarten willst. Ich werde dich dann in 4 Wochen fragen, ob du dem System noch treu bist – und wie deine Erfahrungen bisher sind. *** 6) Bleib auf dem Laufenden Abonniere unseren Newsletter direkt unter dem Artikel oder gib uns einen Like auf Facebook damit du sofort siehst, wann der Bericht zu Phase 2 meines Experiments fertig ist.Uberstrategie - Mache jetzt deinen ersten Schritt
Fazit
Nach den ersten sechs Wochen bleibt mir nur festzustellen: Babauta scheint da auf wenigen Seiten ein echt gutes Produktivitätssystem zusammengeschustert zu haben. Zen to Done ist sofort anwendbar und ließ mich spüren, wie ich Stück für Stück wieder Herr über die Dinge wurde.
Klar, das Büchlein ist knapp, und mancher Leser würde zu dem ein oder anderen Punkt wahrscheinlich gerne etwas mehr Input haben. So hätte ich mir zum Beispiel ein paar “Hacks” zur Gewohnheit des Planens gewünscht.
Allerdings waren auch so die Effekte, die Zen to Done auf mich hatte, enorm. Wer bisher noch gar kein Planungs- oder Notizsystem hat, wird gerade mit der Gewohnheit des Sammelns enorme Veränderungen wahrnehmen. Auch das Abfertigen ist eine wahnsinnig wertvolle Gewohnheit, die auch auf andere Lebensbereiche übergreift. Das Planen ist sicherlich auch hilfreich, viel mehr kann ich aber hierzu noch nicht sagen… 😉
Ich freue mich auf jeden Falls schon auf Phase 2 des Experiments. Bist du auch schon neugierig? Dann abonniere am besten den Newsletter direkt unter dem Artikel oder like uns auf Facebook. So erfährst du als Erster davon, wenn der Bericht zu Phase 2 meines Experiments fertig ist 😊!
Dieser Beitrag ist Teil der Artikelserie zum Experiment mit dem Produktivitätssystem Zen to Done.
Die ZTD-Artikelserie im Überblick:
1. Die Gewohnheiten Sammeln, Abfertigen und Planen
2. Die Gewohnheiten Handeln, das einfache, vertrauenswürdige System und Organisieren
3. Die Gewohnheiten Wochenrückblick, Vereinfachen und Routinen – in Arbeit
[…] mit dir selbst: Vereinbare alle zwei Wochen (oder vier Wochen) einen Termin mit dir selbst. Stelle dir dazu an einem für dich passenden Tag einen Regeltermin von 2 Stunden in deinen […]