Einfach produktiver werden – Warum Planung dich zwangsläufig erfolgreicher macht!

Nehmen wir einmal an, du willst in ein fernes, dir unbekanntes Land pilgern.

Solch ein Vorhaben ist absehbar lang und steinig; es kann dir sehr leicht passieren, dass du dich auf dem Weg verirrst, große Umwege gehst oder in einer Sackgasse landest.

Bevor du aufbrichst, ermittelst du daher zumindest die Himmelsrichtung, an der du dich ausrichten kannst. Zusätzlich besorgst du dir einen Kompass, mit dem du deinen aktuellen Standort regelmäßig mit dem Reiseziel abgleichen kannst.

Da es bei diesem Vorhaben viele Unbekannte gibt (Wetter, Krankheit, Verletzung, Blockaden) unterteilst du deine Reise zudem in kleine Etappen. Nach jeder dieser Etappen zückst du deinen Kompass, lässt die vorherige Etappe Revue passieren und planst die nächste.

Erreichst du letztlich dein gestecktes Ziel, bist du erfolgreich.

Ziele fungieren – genau wie in dieser Metapher – als eine Art Kompass in unserem Leben. Sie sind der Richtungsgeber auf dem Weg zum Erfolg. Denn unser Erfolg im Leben definiert sich letztlich dadurch, welche Ziele wir uns setzen.

Wie auf einer Reise, sollte ein Ziel in kleinere Etappen heruntergebrochen und regelmäßig mit der aktuellen Lage abgeglichen werden. So erkennt man notwendige Kurskorrekturen und das Ziel kann sicher und zeitgerecht erreicht werden.

Die Planung von Etappe zu Etappe spielt dabei die zentrale Rolle. Sie stellt im übertragenen Sinne das Zücken unserers Kompasses dar.

In diesem Artikel stelle ich dir die Planungsweise vor, die mir zu einem stressreduzierten und erfolgreichen Studium verholfen hat. Sie hat mir Struktur gegeben, als ich mich verloren gefühlt habe und war mitverantwortlich dafür, dass ich das Ziel meiner “Pilgerreise” sicher erreicht habe.

Die Planung auf Wochenebene – Das nötige Maß an Struktur

While no one acts in accordance with their values all the time, the most productive people act in accordance with their values in the long run – and they do this by regularly making course corrections and finding what they need to improve on week after week.

– Chris Bailey, The Productivity Project

Produktiver werden ist mehr eine Kunst als einer Wissenschaft.

Niemand kann immer produktiv sein. Das einzige was wir daher tun können um auf Kurs zu bleiben ist unseren Kompass zu zücken und den oben angesprochenen Abgleich von Standort und Ziel durchzuführen.

Doch ein Kompass (zumindest ein digitaler, um bei der Metapher bleiben zu können ) muss für die Erreichung deines langfristigen Reiseziels hin und wieder “kalibriert” werden.

Diese Kalibrierung stellt die “Wochenplanung” dar.

Wenn du deine Ziele kennst, kannst du solch einer einfachen Wochenplanung viel Zeit sparen und deinen nächsten, großen Schritt in die richtige Richtung sicherstellen.

Folgende 4 Erkenntnisse aus meiner eigenen Erfahrung lege ich dir dabei ans Herz!

1. Plane deine Freizeit, nicht deine Arbeit!

Du hast richtig gelesen. Bei deiner Wochenplanung solltest du stets mit deiner Freizeit beginnen.

Das hört sich vielleicht kontraintuitiv an, doch hat einen entscheidenden Vorteil: Du stellst damit sicher, dass deine anderen Lebensbereiche neben dem Beruf oder Studium nicht zu kurz kommen.

Viele Menschen, die auf Karriere aus sind, haben ein oberstes Ziel für ihr Leben definiert (“Ich will Millionär werden”, “Ich will CEO werden”, “Ich will ein Unternehmen gründen”, “Ich will die Welt verändern”) und verwenden 99% ihrer Energie darauf. Sie vergessen und/oder verdrängen dabei jedoch all die anderen Ziele, die tief in ihnen wohnen. Sie setzen alles auf eine Karte und stellen ein einziges Ziel über alle anderen.

Viele der Menschen, die von der Gesellschaft als „erfolgreich“ angesehen werden, blicken auf solch eine „schmalspurige“ Zielstrebigkeit zurück. Nur dadurch, dass sie ihr komplettes Leben einer einzigen Sache widmen, sind sie schließlich zu dem geworden, was sie sind.

Doch Menschen, die all ihre Energie in einen einzigen Bereich ihres Lebens setzen, spielen ein gefährliches Spiel. Was passiert, wenn sie ihr Karriereziel trotz allem Aufwand nicht erreichen? Was passiert, wenn bestimmte Umstände dazu führen, dass alles, für was sie gearbeitet haben an Relevanz verliert (etwa durch einen Unfall oder eine Krankheit)?

Selbst wenn sie ihr ursprüngliches Ziel erreichen muss das noch lange nicht heißen, dass diese Personen auch glücklich sind oder sich selbst als erfolgreich betrachten.

Erinnere dich zurück an den ersten Artikel dieser Serie:

Was ich dir also eigentlich damit sagen will: Vernachlässige deine Hobbies und Beziehungen nicht, denn sie geben dir mindestens genausoviel Halt, Motivation und Energie im Leben, wie das Geld oder die Selbstverwirklichung einer Karriere.

Die bewusste Einplanung der Freizeit ist ein wichtiger, erster Schritt in diese Richtung.

2. Nutze eine Kombination aus Struktur und Flexibilität

Meiner Meinung nach gibt es vor allem zwei Extreme in der Art zu planen:

1. Es wird jede einzelne Minute der 168-Stunden-Woche ein “Job” zugeschrieben.
2. Es wird gar keine wirkliche Planung durchgeführt oder lediglich eine unstrukturierte Aufgabenliste vorgehalten.

Beide Arten haben ihre Vor- und Nachteile. Ich habe es mit beiden Methoden breits zu weit getrieben.

Methode 1: Time-Boxing – die strukturierte Planung

Es gab Zeiten, in denen ich wirklich 90% meiner Zeit durchgeplant hatte. Zu jeder Minute wusste ich genau, was ich zu tun hatte.

Hier ein Screenshot, wie meine durchschnittliche Woche mit „Time-Boxing“ aussah:

Wie du erkennen kannst: Für nachts waren genau 7,5 Stunden vorgesehen. Der erste Termin lautete stets Morgenritual und war ebenfalls komplett durchgetaktet. Ich hatte sogar das Mittagsessen und den genauen Zeitpunkt eingeplant, wann ich eine bestimmte Folge einer Serie schauen “durfte”.

Ich wundere mich heute manchmal, wie ich in dieser Zeit den Gang zur Toilette gerechtfertigt habe.

Ja… jeder macht Fehler. Das war ein klassischer Fall, in dem ich Produktivität zu weit getrieben habe. Zwar war das vielleicht mit die effizienteste Zeit meines Studiums und vermutlich bin ich dabei fast allen meine Lebensbereichen gerecht geworden (da alle exakt durchgeplant waren).

Dennoch würde ich dieses Vorgehen absolut keinem empfehlen. Warum?

1. Du nimmst dir dadurch jegliche Freiheit und Flexibilität. Für einen kurzen Zeitraum (sagen wir die Prüfungsphase) mag dies sinnvoll sein, jedoch lassen sich viele Dinge im Leben einfach nicht planen. Vor allem meine Beziehungen haben unter dieser starren Planung gelitten, da ich – insofern nicht eingeplant – sozialen Events nicht kurzfristig beiwohnen konnte.
2. Du bist bei unerwarteten Ereignissen vollkommen unflexibel. Zwar kannst du deine Time-Boxes im digitalen Kalender einfach verschieben, jedoch ist es sehr schwer, genügend Puffer zwischen Blöcken einzuplanen. Das heißt, man übernimmt sich meistens.

Methode 2: Der Task-Manager – die unstrukturierte Planung

Vor dieser “planungsorientierten” Phase gab es jedoch auch eine vollkommen chaotische Zeit in meinem Studium. Lediglich die Termine meiner Vorlesung (ja, die habe ich im ersten Semester noch fleißig besucht) waren in meinem Kalender zu finden. Auch hatte ich damals keinen wirklichen Aufgabenplaner oder eine Task-Manager App.

Vielmehr habe ich hin und wieder sprichwörtlich mit “Papierfetzen” gearbeitet oder meine Aufgaben im Kopf jongliert (und dabei vermutlich die Hälfte vergessen).

Ich hatte die vollkommene Flexibilität und Freiheit. Einfach… schrecklich!

Warum das der Horror war, lässt sich in einem einzigen Wort ausdrücken: Stress!

Zwar hat diese Flexibilität einige Vorteile, doch vollkommen unstrukturiert in den Tag zu leben, kann einen enorm stressigen Beigeschmack mit sich bringen.

Ich fühlte mich permanent, als hätte ich noch tausend Dinge zu erledigen, viele davon vermutlich absolut unwichtig und einige davon wohl schon ins Nirvana abgedriftet.

Außerdem ist bei dieser Art der Planung der Autopilot Modus vorprogrammiert. Ohne genaue Struktur für eine Woche erreichst du vermutlich nicht einmal 50% der Produktivität einer strukturierten Woche!

Also nahm ich meinen Kalender und begann zu planen. Doch was dann passiert ist, hast du im vorherigen Abschnitt gesehen…

Die Kombination aus strukturierter & unstrukturierter Planung

Sicherlich hast du es bereits vermutet: Heute verwende ich weder das eine noch das andere Extrem. Ich habe eine (für mich!) gesunde Mischung aus Kästchen in meinem Kalender und einer Aufgabenliste gefunden.

Für ein Meeting im Werkstudentenjob bleibt mir beispielsweise nichts anderes übrig, als eine fixe Time-Box in meinem Kalender zu platzieren.

Für andere Dinge finde ich vordefinierte Zeitintervalle im Kalender auch nach wie vor sinnvoll und motivierend. Hierunter fallen vor allem:

• Sporteinheiten (erhöht die Wahrscheinlichkeit sie wirklich durchzuführen )
• Hobbies wie das Gitarre spielen (damit ich auch diesen Themen gerecht werde)
• Größere Aktionen im sozialen Rahmen (alles über einer Stunde, darunter fällt es ins Mikromanagement)
• Mein wöchentliches Planungsritual
• Mein Morgenritual (mir gefällt die Visualisierung besser, als wenn alles vor morgens leer ist)

Zudem versuche ich natürlich auch jegliche Art von Meeting außerhalb meiner biologischen Hochphase des Tages zu platzieren.

Alle anderen Dinge manage ich auf einer simplen Aufgabenliste, um auf operativer Tagesebene flexibler auf äußere Einflüsse reagieren zu können.

3. Führe ein Planungsritual ein und plane immer zur gleichen Zeit!

Eine Woche lang in die falsche Richtung zu laufen kostet dich auf deiner Pilgerreise vermutlich noch nicht das Reiseziel. Es wirft dich jedoch unverhältnismäßig weit zurück, wenn du bedenkst, wie wenig eine einfache und kurze Neukalibrierung deines Kompasses (Planung der Woche) an Aufwand bedeutet.

Um deinen Erfolg langfristig sicherzustellen, solltest du wirklich jede deiner Wochen kurz durchplanen. Auch im Urlaub oder den Semesterferien.

Das fällt am einfachsten, wenn du dir das immer für den gleichen Wochentag und die gleiche Zeit vornimmst. Mache eine Routine daraus!

Ich nutze dafür heute einen fortlaufenden, einstündigen, rotfarbigen Block im Terminkalender. Meistens benötige ich nicht einmal 15 Minuten für meine Wochenplanung. Doch ich will absolut sichergehen, dass ich jede Woche auch genug Zeit dafür habe und dass mir der Termin jedes Mal sofort ins Auge springt, wenn ich den Kalender öffne.

Falls es einmal wirklich absolut unmöglich ist, den Termin einzuhalten, verschiebe ich ihn auf den Abend des Folgetages, denn die Wochenplanung ist absolut essenziell!

Bevor ich meine Wochenplanung eingeführt habe, war es möglich, dass ich mein langfristiges Ziel gegen Mitte der Woche aus den Augen verloren hatte und auf Autopilot arbeitete.

Wenn sich neue Möglichkeiten boten, habe ich diese meist auch ergriffen, ohne deren Relevanz und ROI für mein Leben zu prüfen.

1 Stunde lang Kästchen im Kalender hin und her zu schieben und ein paar Tasks auf die Aufgabenliste zu schreiben hört sich nach viel Aufwand an, ist aber von unschätzbarem Wert wenn du mitten in der Woche nach Halt und Richtung suchst.

4. Beziehe die Reflektion der vergangenen Woche in deine Planung mit ein

In deinem wöchentlichen Zeit-Slot für die Planung der folgenden Woche, solltest du auch die vergangene Woche Revue passieren lassen.

Du kannst aus der Reflektion der Vergangenheit lernen. Niemand ist perfekt und produktiv sein heißt in diesem Zusammengang letztlich nichts anderes als regelmäßig den eigenen Kurs zu korrigieren.

Wenn du erkennst, dass du in der letzten Woche trotz Planung zu viel oder zu wenig Zeit in einem deiner Lebensbereiche investiert hast, kannst du in der nächsten Woche gezielt versuchen, “besser” zu werden.

Die vergangen Woche bietet daher einen guten Anhaltspunkt für deine zukünftige Planung.

Falls du einen digitalen Kalender verwendest (dazu rate ich sehr, vor allem da du dann deine Termine einfacher verschieben kannst), kannst du fortlaufende Termine nutzen, alte Termine einer produktiven Woche einfach kopieren und bei Bedarf modifizieren.

Die Planung auf Tagesebene – Flexibilität gewinnt!

Eine Woche ist die beste Zeiteinheit um seinen Kompass neu auszurichten; lange genug, um nicht in Mikromanagement zu verfallen und kurz genug, um rechtzeitig die Richtung korrigieren zu korrigieren.

Auf Tagesebene hat eine kurzfristig falsche Route deutlich weniger Konsequenzen. Daher hat die Tagesplanung eine andere Rolle als die Wochenplanung. Ihre eigentliche Aufgabe ist es, die Motivation für den Tag zu sammeln und aufrechtzuerhalten. Es bringt schließlich nichts nur einen perfekten und sinnvollen Zeitplan zu haben. Letztlich müssen die geplanten Dinge ja dann auch umgesetzt werden.

An dieser Stelle sollte das Konzept der Wochenplanung auf den Tag heruntergebrochen werden. Da die von mir vorgeschlagene Wochenplanung bereits das nötige, stabile Grundgerüst für unsere Navigation liefert, kann die Tagesplanung flexibler gestaltet werden.

Restriktionen des Tages

“Leider” können wir unsere tägliche Arbeit nie ganz frei planen. Wir sind immer bestimmten Restriktionen unterworfen:

• Du musst fixe Termine mit Anwesenheitspflicht (z.B. Vorlesungen ) einhalten
• Du musst mit äußeren Einflüssen (Zugverspätung, Internetausfall, Meteoriteneinsturz) rechnen
• Du musst berücksichtigen, dass du manchmal einfach keine Motivation für eine bestimmte Sache hast und viel lieber eine andere Aufgabe machen würdest
• Du kannst Aufgaben, die von anderen Entitäten (Personen, Unternehmen, Systemen) abhängen, nicht zu beliebiger Zeit in Angriff nehmen
• Je nach Aufgabenintensitität müssen auch Tagestiefs (z.B. das Mittagstief) und ein fixes Arbeitsende (z.B. “19 Uhr abends”) für den Tag berücksichtigt werden

Diese Restriktionen sind auch mit Grund, warum eine zu starre Planung gar nicht funktionieren kann! Die Zukunft lässt sich nun mal nicht voraussagen.

Um die eigene Produktivität langfristig sicherzustellen, brauchen wir ein gewisses Maß an Freiheit; einen Aufgabenpool, aus dem wir flexibel schöpfen können.

Dies gelingt mir auf Tagesebene mit der „Rule of Three„.

Kombination von Wochenplan und “The Rule of Three”

Bei der „Rule of Three“ werden morgens die 3 wichtigsten Aufgaben festgelegt. Das Entscheidende ist der Prozess hinter dieser Auswahl. Man sollte sich mental an den Feierabend des aktuellen Tages versetzen und sich überlegen: “Welche Aufgaben möchte ich am Ende des Tages bewerkstelligt haben?”

Die Auswahl dieser Aufgaben sollte hauptsächlich auf folgenden Kriterien berücksichtigen:

• Die aktuelle Wochenplanung. Wie viel davon ist bereits geschafft, welche Aufgaben müssen gegebenenfalls bereits vor Ende der Woche erledigt sein?
• Die bekannten Restriktionen des Tages, wie Vorlesungen, Tutorübungen, Meetings oder fixe Telefonate.
• Dein aktuelles Befinden. Für welche der Aufgaben für die Woche hast du heute am meisten Lust und Muse?
• Neue Aufgaben, die eventuell zu Beginn der Woche noch nicht bekannt waren, die aber absolut wichtig für dich sind.

Wenn ein unerwartetes Ereignis eintritt, wechsle einfach flexibel zu einer anderen deiner definierten Aufgaben. Du kannst sicher sein, das sie relevant sind.

“The Rule Of Three” – Digital oder Analog???

Um vollkommen flexibel zu bleiben, rate ich den meisten Menschen dazu, keine komplexen Task-Manger Apps zu nutzen. Das ist auch der Grund, warum ich hier keine speziellen Apps und Tools vorschlage.

Ich selbst nutze zwar meist einen Task Manger, da diese auch ein paar Vorteile mit sich bringen können. Solche Tools lenken aber meist nur von der eigentlichen Planung ab und täuschen einem oft sogar vor produktiv zu sein, indem man Aufgaben hin- und herschiebt.

In einem kleinen Selbstexperiment habe ich auch einmal eine Woche lang getestet, wie produktiv ich bin, wenn ich nur Papier & Stift und die „Rule Of Three“ zur Planung nutze.

Das heißt auch meine Woche hatte drei Oberaufgaben, die ich erreichen wollte. Die 3 Aufgaben auf Tagesebene dienten dann hauptsächlich dazu, die Wochenziele zu erreichen.

Das Ergebnis war verblüffend: Ich mindestens genauso produktiv wie zuvor und das obwohl ich statt 10 oder mehr Tasks in einer App nur 3 auf einem Blatt Papier stehen hatte.

Die Macht der “Rule Of Three”-Technik liegt darin, dass du dich auf wenige Aufgaben fokussieren und diese externalisieren musst.

Wenn du ein super effizientes Planugsstool oder eine Tasklisten App hast und diese beherrschst, dann nutze diese.

Ansonsten rate ich dir: nimm einfach morgens ein Blatt Papier und einen Stift her.

Durch Produktivität erfolgreicher werden

Produktiver zu werden bedeutet, Techniken und Methoden anzuwenden, die uns helfen, die Erfolgswahrscheinlichkeit der Zielerreichung zu erhöhen. Wenn wir unsere Produktivität steigern, werden wir daher zwangsläufig auch erfolgreicher!

Doch produktiver werden ist ein zweischneidiges Schwert. Denn paradoxerweise kann man es mit dem Versuch, seine Produktivität zu steigern auch schnell zu weit treiben und viel Zeit in den Sand setzen.

Für jede Minute, die du in eine Produktivitätssteigerung investierst, geht im Umkehrschluss auch eine Minute verloren, in der du wirkliche Arbeit hättest leisten können. Das musste ich selbst bereits mehrmals auf die harte Tour lernen, wie du in diesem Artikel bereits gesehen hast.

Mäßigkeit ist eine Tugend!

Immer wenn du dich mit Produktivität beschäftigst, solltest du dir klare Grenzen setzen, wie weit du es damit treibst. Jede Investition in deine Produktivität – sei es nun Zeit, Geld, Energie, oder etwas anderes – muss daher einen möglichst großen “Return On Investment” als Ziel haben. Mit anderen Worten: Bewege immer die großen Hebel!

Planung ist definitiv einer dieser Hebel! Wie heißt es doch so schön: “Planung ist das halbe Leben”.

Wenn du ein für dich funktionierendes Planungssystem gefunden hast – sei es nun meines oder ein anders – kann ich dir nur gratulieren. Damit bist du nämlich an einem Punkt angelangt, an dem du mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit sagen kannst, dass du effektiv sein wirst!

Die absolut besten Strategie um jetzt auch noch schneller und besser in der Abarbeitung deiner Aufgaben zu werden liefern dir die bekannte Pomodoro-Technik und Konzentrationsmusik.

Doch Halt!

Was ist mit dem Zeitpunktpunkt zwischen der Ermittlung deiner effektivsten Aufgaben und deren effizienten Abarbeitung!?

Dem Zeitpunkt, an dem Motivationsprobleme und Prokrastination (“Aufschieberitis”, angeblich eine Studentenkrankheit) ins Spiel kommen?

Das wird das Thema des nächsten und auch schon letzten Artikel dieser Reihe genau sein. Bis dahin ermutige ich dich einen Blick in The Productivity Project zu werfen. Es gibt dir den perfekten Einstieg in die Thematik und spart dir eine Menge Zeit, indem du lernst, welche Produktivitätstechniken sinnvoll sind und von welchen du lieber die Finger lassen solltest.